Деякі питання документування управлінської діяльності
Тип: Постанова Кабінету Міністрів України; Інструкція, Форма типового документа, Журнал, Правила, Бланк, Інформація, Акт, Опис, Регламент, Перелік
Видавник: Кабінет Міністрів України
Номер: 55-2018-п
Прийнято: 2018-01-17
Чинна редакція від: 2025-10-03
Стан: in_force
Rada ID: 55-2018-%D0%BF
КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
ПОСТАНОВА
від 17 січня 2018 р. № 55
Київ
Деякі питання документування управлінської діяльності
_Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
Кабінет Міністрів України постановляє:
1. Затвердити такі, що додаються:
Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади;
Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.
2. Внести до постанов Кабінету Міністрів України зміни, що додаються.
3. Визнати такими, що втратили чинність, акти Кабінету Міністрів України згідно з переліком, що додається.
4. Міністерству юстиції разом із Секретаріатом Кабінету Міністрів України у тримісячний строк внести на розгляд Кабінету Міністрів України проекти постанов Кабінету Міністрів України про затвердження Положення про моніторинг та контроль, Типового положення про службу моніторингу та контролю.
5. Державному агентству з питань електронного урядування за погодженням з Міністерством юстиції у тримісячний строк затвердити вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади та формату електронного повідомлення.
6. Міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади в тримісячний строк привести власні нормативно-правові акти, зокрема про затвердження інструкцій з діловодства для підприємств, що належать до сфери їх управління, у відповідність із цією постановою.
7. Рекомендувати органам місцевого самоврядування привести у відповідність із цією постановою власні інструкції з діловодства.
8. Ця постанова набирає чинності з дня опублікування, крім пунктів 141-151 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, які набирають чинності з 1 березня 2018 р., пунктів 195-217 зазначеної Типової інструкції, які набирають чинності з 1 липня 2018 р., та пункту 1 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених цією постановою, який набирає чинності з 1 квітня 2018 року.
Прем'єр-міністр України
В.ГРОЙСМАН
Інд. 35
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 17 січня 2018 р. № 55
ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну
У тексті Інструкції: слова “архів установи” в усіх відмінках замінено словами “архівний підрозділ установи” у відповідному відмінку; слова “по батькові” виключено; слова “ім’я”, “Ім’я” в усіх відмінках замінено відповідно словами “власне ім’я”, “Власне ім’я” у відповідному відмінку, крім підпункту 33 пункту 6 та пунктів 102 і 144; слова “головний розробник”, “Головний розробник” в усіх відмінках замінено відповідно словами “розробник”, “Розробник” у відповідному відмінку; слова “електронний цифровий підпис”, “інформаційне повідомлення” “електронна печатка”, “електронна позначка часу” в усіх відмінках і формах числа замінено відповідно словами “кваліфікований електронний підпис”, “електронне повідомлення”, “кваліфікована електронна печатка”, “кваліфікована електронна позначка часу” у відповідному відмінку і числі згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
У тексті Типової інструкції слово “веб-модуль” в усіх відмінках замінено словом “веб-портал” у відповідному відмінку; слова “Адміністрації Президента України” замінено словами “Офісу Президента України” згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
I. Загальні положення
1. Ця Інструкція відповідно до Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” та інших актів законодавства визначає:
порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання і до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу установи;
Абзац другий пункту 1 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Абзац третій пункту 1 виключено на підставі Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії);
оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.
Ця Інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.
Ця Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними органами виконавчої влади, їх територіальними органами, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим (далі - установи).
Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами, при цьому вимоги цієї Інструкції поширюються на зазначені види діловодства в частині загальних принципів роботи з документами та в тій частині, яка прямо не визначена окремими нормативно-правовими актами.
Абзац восьмий пункту 1 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 128 від 19.02.2020
Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.
2. Основна форма провадження діловодства в установах є електронна.
Документування управлінської інформації в установах здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:
Абзац другий пункту 2 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.
3. Загальні засади документування управлінської інформації в установах та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (далі - Інструкція з діловодства).
Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 цієї Інструкції.
4. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою чи удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.
Пункт 4 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
5. Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.
6. У цій Інструкції терміни вживаються у такому значенні:
1) електронний аудіовізуальний документ - електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування і/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
Підпункт 1 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
2) бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа установи або її структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;
3) візуалізація - процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною людиною;
4) витяг - копія частини тексту оригіналу електронного документа, який містить певний обсяг інформації, відповідність оригіналу та правовий статус якої засвідчено електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, або електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи, якою зроблено такий витяг;
Підпункт 4 пункту 6 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
5) візування проекту електронного документа (візування) - накладання посадовою особою кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа;
Підпункт 5 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
6) електронний документообіг установи - обіг (проходження) службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архівного підрозділу установи;
Підпункт 6 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
7) електронна копія електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи;
Підпункт 7 пункту 6 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
8) електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи;
Підпункт 8 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
9) електронний внутрішній опис документів справи - окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх реєстраційних індексів, дат, кількості сторінок та найменування файлів відповідних електронних документів;
Підпункт 9 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
10) електронний журнал - окремий реєстр системи електронного документообігу установи, що містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою або групою ознак;
11) електронна резолюція - реквізит, який створений у системі електронного документообігу установи та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається інструкцією з діловодства установи;
Підпункт 11 пункту 6 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
12) електронна справа - сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи;
Підпункт 12 пункту 6 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
13) електронний довідник - електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних;
14) електронне повідомлення - автоматично або у разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/ отримання/ відмову в реєстрації/ реєстрацію електронного документа адресатом та інше;
15) індикатори стану виконання документів - визначені критерії етапів проходження документів в установі з метою їх моніторингу;
16) контроль - комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);
17) система моніторингу - комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) в установі;
18) опис справ в електронній формі - довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;
19) паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства;
Підпункт 19 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1269 від 16.12.2020
20) підписання проекту електронного документа (підписання) - накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, кваліфікованого електронного підпису (підписів) або удосконаленого електронного підпису (підписів), що базується (базуються) на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;
Підпункт 20 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
21) погоджувач - посадова особа, що здійснює візування (погодження) проекту документа;
22) правовий статус - набрання електронними даними юридичної сили;
23) примірник електронного документа - файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;
24) проект електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;
Підпункт 24 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
25) редакційна правка - будь-яке редагування проекту електронного документа, виконуване автором, погоджувачем або підписувачем;
26) реєстратор - працівник служби діловодства установи або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів в установі;
Підпункт 26 пункту 6 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
27) реєстраційно-моніторингова картка - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання в установі документа незалежно від форми його створення;
Підпункт 27 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
28) реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;
29) система електронного документообігу установи - сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві установи;
Підпункт 29 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
30) служба діловодства - структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівного підрозділу установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;
Підпункт 30 пункту 6 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
31) служба контролю - підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;
Підпункт 32 пункту 6 виключено на підставі Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
33) службова електронна пошта - адреса електронної пошти працівника установи, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;
Підпункт 33 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
33-1) адреса електронної пошти установи - адреса електронної пошти, визначена Інструкцією з діловодства установи, відомості про яку містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;
Пункт 6 доповнено підпунктом 33-1 згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Підпункт 34 пункту 6 виключено на підставі Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
35) уповноважена особа - особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;
Підпункт 35 пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
36) управлінська інформація - сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;
37) управлінське рішення - будь-яке завдання, визначене посадовою особою або колегіальним органом в межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;
38) формування електронних справ - групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ установи.
Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, а також Регламенті організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.
Абзац пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
7. Організація електронного документообігу в установі покладається на її службу діловодства, яка забезпечує:
розроблення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;
розроблення номенклатури справ установи;
реєстрацію та облік документів;
надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами в структурних підрозділах установи;
Абзац п'ятий пункту 7 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архівного підрозділу установи;
впровадження та нагляд за дотриманням структурними підрозділами установи вимог інструкцій з діловодства та національних стандартів;
Абзац восьмий пункту 7 виключено на підставі Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
проведення регулярних перевірок стану діловодства в установі, а також в установах, що належать до сфери її управління;
Абзац дев'ятий пункту 7 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
використання системи електронного документообігу, ведення та актуалізацію електронних довідників в установі;
дотримання вимог до підготовки електронних та паперових документів та організації роботи з ними;
організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду установи в електронній формі та користування ним;
обмін електронними документами через систему взаємодії з установами та іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, організаціями, підприємствами незалежно від форми власності та інститутами громадянського суспільства, що в установленому порядку підключилися до зазначеної системи;
Абзац тринадцятий пункту 7 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
розроблення типових маршрутів проходження документів в установі;
Абзац п'ятнадцятий пункту 7 виключено на підставі Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
перевірку правильності відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа за зведеною номенклатурою справ установи, та уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;
Абзац шістнадцятий пункту 7 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
ініціювання та проведення в установі підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства.
8. Установи організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи), що розробляється на підставі Інструкцій, затверджених цією постановою, та з урахуванням інших актів законодавства.
Пункт 8 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
9. Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентується питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.
10. Діловодство установи здійснюється виключно з використанням системи електронного документообігу установи, інтегрованої до системи взаємодії, веб-порталу системи взаємодії (далі - веб-портал).
Пункт 10 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
11. Система електронного документообігу установи повинна відповідати вимогам законодавства до форматів даних, сервісу інтеграції до системи взаємодії та вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.
12. Використання електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або кваліфікованої електронної печатки чи удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, є обов’язковим.
Пункт 12 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
13. Технічне супроводження системи електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, забезпечення функціонування єдиного масиву електронних документів, а також формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на структурний підрозділ з питань інформаційного забезпечення або інформаційних технологій (далі - служба інформаційних технологій).
Абзац перший пункту 13 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Забезпечення захисту інформації, що обробляється в системі електронного документообігу установи, покладається на структурний підрозділ з питань захисту інформації або працівника установи, на якого покладається виконання завдань та функцій структурного підрозділу з питань захисту інформації.
Абзац другий пункту 13 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
II. Міжвідомчий обмін електронними документами
14. Обмін електронними документами через систему взаємодії здійснюється виключно з дотриманням вимог до встановлених форматів даних електронного документообігу в установах.
Обмін документами поза системою взаємодії допускається лише щодо документів, до яких можуть бути застосовані обґрунтовані підстави, визначені пунктом 2 цієї Інструкції.
15. Система взаємодії забезпечує гарантовану доставку електронних документів від їх відправників до їх одержувачів (адресатів).
16. Користувачі системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи.
Приймання вхідних електронних документів
17. Електронні документи, що надходять до установи через систему взаємодії, приймаються службою діловодства.
18. Електронний документ, що завантажився із системи взаємодії до системи електронного документообігу або надійшов до веб-порталу системи взаємодії установи, вважається доставленим адресату.
19. Попередній розгляд електронного документа здійснюється в електронній формі службою діловодства установи з використанням системи електронного документообігу або у разі її відсутності веб-порталу системи взаємодії.
Під час попереднього розгляду визначається:
чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;
чи потребує розгляду керівництвом установи або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків в установі;
чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).
20. Попередній розгляд електронних документів повинен здійснюватися у день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня у разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня розглядаються першочергово.
21. За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:
порушено вимоги щодо форми підготовки (пункт 2 цієї Інструкції) або оформлено з порушенням вимог пунктів 117 та 118 цієї Інструкції;
електронний документ надійшов не за адресою;
електронний документ надійшов повторно;
заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;
реквізити вхідного електронного документа, зазначені в реєстраційно-моніторинговій картці, не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;
Абзац шостий пункту 21 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
відсутній пов’язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, підписувача чи пов’язана з ним кваліфікована електронна печатка або удосконалена електронна печатка, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією;
Абзац сьомий пункту 21 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
на документ накладено кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи, яка не є підписувачем документа або особою, що виконує його обов’язки;
Абзац восьмий пункту 21 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
пов’язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або печатки або удосконалені електронні підписи та/або печатки, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”;
Пункт 21 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
відсутня кваліфікована електронна позначка часу;
проект акта та супровідні документи до нього розміщені з порушенням вимог, зазначених у пункті 150 цієї Інструкції;
Пункт 21 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.
У цих випадках служба діловодства відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.
Надсилання вихідних електронних документів
22. Надсилання електронних документів через систему взаємодії їх адресатам здійснюється автоматично, за фактом їх завантаження із системи електронного документообігу (веб-порталу системи взаємодії) установи в систему взаємодії одразу після їх реєстрації.
Абзац перший пункту 22 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Під час завантаження автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає заявленому в реєстраційно-моніторинговій картці переліку адресатів, для їх подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.
Не може бути відправлений через систему взаємодії електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом чи удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або кваліфікованою електронною печаткою чи удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, згідно з вимогами цієї Інструкції або який оформлено з порушенням вимог пунктів 117 та 118 цієї Інструкції.
Абзац третій пункту 22 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
23. Із системи електронного документообігу установи до системи взаємодії та із веб-порталу до системи взаємодії завантажуються примірники зареєстрованих електронних документів, виготовлення та внесення до системи взаємодії або до веб-порталу яких здійснює реєстратор.
Пункт 23 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
24. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату.
У разі ненадходження відправнику протягом шести годин з моменту відправки електронного документа, електронного повідомлення про доставку цього документа адресату вважається, що такий документ адресатом не одержано. У такому випадку відправник вживає всіх можливих заходів до забезпечення одержання адресатом відповідного документа в електронній формі.
У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову у реєстрації електронного документа відправником вживаються заходи для усунення підстав відмови і забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.
Відхилення адресатом електронного документа без зазначення підстав, що визначені у пункті 21 цієї Інструкції вважається свідомим порушенням.
Абзац четвертий пункту 24 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.
Журнал обміну електронних документів
25. Журнал обміну є окремим електронним реєстром у складі системи електронного документообігу (веб-порталу системи взаємодії), який формується із переліку записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.
Абзац другий пункту 25 виключено на підставі Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
26. Журнал обміну складається з таких розділів:
Абзац перший пункту 26 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
надіслані - номер і дата реєстрації електронного документа, адресат, короткий зміст, вид, дата і час надсилання, а також атрибути електронного повідомлення;
отримані - вихідні номер і дата реєстрації електронного документа, кореспондент, дата і час доставки;
зареєстровані - складові, аналогічні до складових розділу отримані, а також номер і дата реєстрації електронного документа установою-адресатом та прізвище, власне ім’я реєстратора, найменування структурного підрозділу, відповідального за виконання документа в установі, прізвище, власне ім’я, телефон та службова електрона пошта його керівника, прізвище, власне ім’я працівника, відповідального за виконання документа в установі, його телефон та службова електронна пошта;
Абзац четвертий пункту 26 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
відмовлено в реєстрації - до атрибутів розділу отриманих додаються дата і підстава відмови, прізвище, власне ім’я та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.
27. Електронні повідомлення автоматично вносяться до журналу обміну та додаються до відповідних записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії та реєстраційно-моніторингових карток відповідних електронних документів.
Електронне повідомлення автоматично генерується системою електронного документообігу (веб-порталом системи взаємодії) та надсилається відправнику одразу за фактом доставки, отримання, реєстрації, відмови у реєстрації електронного документа адресатом.
Електронні повідомлення не потребують окремої їх реєстрації та візуалізації.
Абзац третій пункту 27 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
28. Електронні повідомлення мають такі обов’язкові атрибути:
про надсилання - статусне електронне повідомлення “Надіслано” та дата і час надсилання;
про доставку - статусне електронне повідомлення “Доставлено” та дата і час доставки;
про реєстрацію - статусне електронне повідомлення “Зареєстровано” та номер і дата реєстрації електронного документа;
про відмову у реєстрації - статусне електронне повідомлення “Відмова у реєстрації”, дата, час, підстава відмови, прізвище, власне ім’я та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.
Також система взаємодії має здійснювати оперативне інформування учасника системи взаємодії про:
Абзац шостий пункту 28 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
негативний результат технічної перевірки системою взаємодії документа, надісланого користувачем системи взаємодії;
Абзац сьомий пункту 28 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019; в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
кількість документів, що стоять в черзі на завантаження до системи електронного документообігу (веб-порталу системи взаємодії) користувача.
Особливості електронної взаємодії без застосування системи взаємодії
29. Інформаційний обмін між працівниками установ здійснюється з використанням службової електронної пошти.
Інформаційний обмін між працівниками установи може здійснюватися за допомогою інших засобів електронних комунікацій за рішенням керівника установи.
Пункт 29 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Пункт 29 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
30. Інформаційний обмін здійснюється з метою:
попереднього погодження редакції проектів спільних електронних документів, зокрема співрозроблення проектів актів;
доведення управлінської інформації до відома, зокрема про плани та роботу відповідних установ;
інформування про прийняті установою управлінські рішення;
з’ясування стану опрацювання установою електронних документів, що надійшли на їх розгляд.
31. Інформація з листування службовою електронною поштою може використовуватися для підтвердження виконаних дій.
32. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.
Адресат, який відповідно до вимог пункту 24 цієї Інструкції підтвердив одержання електронного документа, вважається таким, що поінформований про одержання такого електронного документа, крім випадків, коли відповідно до вимог законодавства інформування повинно бути здійснено в інший спосіб.
Пункт 32 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
33. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допускається щодо інформації з обмеженим доступом.
III. Організація електронного документообігу
34. Організація документообігу установи здійснюється за допомогою системи електронного документообігу, що інтегрується із системою взаємодії.
Інтеграція системи електронного документообігу установи із системою взаємодії здійснюється за умови її відповідності вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади.
Пункт 34 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Інтеграція системи електронного документообігу установи із електронними сервісами системи взаємодії може здійснюватися з використанням веб-порталу у разі прийняття відповідного рішення керівником зазначеної установи.
Пункт 34 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
35. Система електронного документообігу повинна забезпечувати проходження електронних документів та електронних копій паперових документів.
Пункт 35 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
Облік обсягу електронного документообігу
36. Облік обсягу електронного документообігу здійснюється в автоматизованому режимі системою електронного документообігу установи.
37. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній формі (додаток 1).
Реєстрація документів
38. Вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені в установі, реєструються в системі електронного документообігу, а у разі її відсутності вхідні та вихідні документи реєструються на веб-порталі системи взаємодії.
Пункт 38 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
39. Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах (далі - документи) в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов’язкові, додаткові та у разі потреби інші реквізити документа відповідно до вимог інструкції з діловодства установи.
40. Реєстраційно-моніторингова картка електронного документа створюється системою електронного документообігу (веб-порталом системи взаємодії) в електронній формі.
41. До обов’язкових реквізитів, що вносяться в реєстраційно-моніторингову картку, належать: вид документа, індекс та заголовок електронної справи, кореспондент (установа-відправник), підписувач документа та кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, підписувача або кваліфікована електронна печатка чи удосконалена електронна печатка, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи-відправника, адресат (перелік установ, яким адресовано документ), вихідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента), вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути адресата), вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути установи), короткий зміст документа, структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та/або підготовку документа в установі із зазначенням його індексу, прізвища, власного імені, номера телефону та службової електронної пошти його керівника, електронні резолюції, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазначенням його прізвища, власного імені, номера телефону та службової електронної пошти, строк та позначка про виконання електронного документа, кількість сторінок супровідного листа та кількість сторінок додатків, посилання на вже зареєстровані документи (історія питання), індикатори стану виконання документа та строки виконання індикаторів.
Пункт 41 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
42. До додаткових реквізитів, що вносяться до реєстраційно-моніторингової картки, належать: внутрішнє переадресування електронного документа між структурними підрозділами установи, наявність і перелік додатків, проміжні строки виконання, інформація про зміну та перенесення строків виконання, припинення моніторингу електронного документа, електронні повідомлення системи взаємодії, код документа згідно з тематичним класифікатором установи, строк передавання до архівного підрозділу установи, позначка про належність документа до документів термінового розгляду, строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ).
Пункт 42 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
43. Допускається введення установою інших реквізитів електронного документа, які не звужують та не змінюють застосування обов’язкових та додаткових його реквізитів.
44. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції установи здійснюється службою діловодства установи централізовано в єдиній системі.
Порядок реєстрації окремих видів документів визначається інструкцією з діловодства установи.
Пункт 44 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
45. Електронні документи, що надходять на адресу електронної пошти установи без/з кваліфікованого (кваліфікованим) електронного (електронним) підпису (підписом) або удосконаленого (удосконаленим) електронного (електронним) підпису (підписом), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої (кваліфікованою) електронної (електронною) печатки (печаткою) або удосконаленої (удосконаленою) електронної (електронною) печатки (печаткою), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, від будь-яких кореспондентів, реєстрації та подальшому розгляду не підлягають.
Електронний документ, крім факсограми, може бути допущений до реєстрації, якщо це визначено інструкцією з діловодства установи.
Пункт 45 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
46. У системі електронного документообігу формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи установи і їх місцезнаходження.
47. Порядок внесення реквізитів до реєстраційно-моніторингової картки та їх розміщення визначається інструкцією з діловодства установи.
Пункт 47 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Реєстрація вхідних документів
48. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється реєстратором лише після проведення попереднього розгляду документа.
49. Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа у системі електронного документообігу та веб-порталі системи взаємодії.
50. На документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом друку наноситься його штрих-код або QR-код, присвоєний системою електронного документообігу, та створюється фотокопія, яку реєстратор вносить до реєстраційно-моніторингової картки.
Пункт 50 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
51. Вхідний документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації та створення фотокопії реєстратором передається безпосередньо в структурний підрозділ установи, визначений в установленому порядку відповідальним за виконання цього документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
Перевірка кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису
Назва підрозділу розділу III в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
52. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки або удосконаленого електронного підпису чи печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, проводиться з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 серпня 2023 р. № 798 (Офіційний вісник України, 2023 р., № 76, ст. 4297).
Пункт 52 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
53. В установі організовується централізоване сховище кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів або застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.
Пункт 53 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
54. Підтвердження дійсності кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”.
Пункт 54 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
Реєстрація вихідних документів
55. Реєстрація вихідних електронних документів здійснюється в автоматизованому режимі під час їх підписання. Інструкцією з діловодства установи може бути передбачена автоматична реєстрація всіх або окремих видів документів за фактом їх підписання.
Пункт 55 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
56. Надсилання документів незалежно від форми їх створення, здійснюється через систему взаємодії.
У разі створення документа у паперовій формі адресату надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 2 цієї Інструкції.
57. Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, реєстратор установи створює засвідчену паперову копію електронного документа та надсилає за належністю згідно з вимогами інструкції з діловодства установи.
Пункт 57 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1269 від 16.12.2020
58. У разі надсилання фотокопії документа через систему взаємодії оригінал вихідного документа в паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання) передається в структурний підрозділ установи (автору документа) тільки для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.
Пункт 58 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
59. Перевірку внесених у реєстраційно-моніторингову картку обов’язкових та додаткових реквізитів вихідного документа здійснює система електронного документообігу в автоматичному режимі.
Назва підрозділу розділу III в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
60. Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, визначається інструкцією з діловодства установи на підставі актів законодавства.
Пункт 60 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
61. Рішенням державної установи (її керівника) визначаються порядок використання удосконалених електронних печаток, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронної печатки, та уповноважені працівники державної установи, відповідальні за їх застосування.
Пункт 61 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
Організація передавання документів та визначення їх виконавців
62. Зареєстрований документ за фактом внесення реєстратором в реєстраційно-моніторингову картку відповідального за розгляд документа (згідно з розподілом обов’язків) керівника, державного секретаря міністерства, заступника керівника установи або керівника структурного підрозділу установи, який розглядає документ в установі першим (далі - первинний розгляд), автоматично передається на розгляд через систему електронного документообігу.
Документ автоматично та одночасно надходить на розгляд одній чи декільком посадовим особам (заступникам керівника установи або керівникам структурних підрозділів установи), які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.
63. Документи одразу після їх реєстрації передаються на первинний розгляд.
Керівнику установи або особі, що виконує його обов’язки, на первинний розгляд передаються документи, що надійшли від Секретаріату Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Офісу Президента України, запити/звернення народних депутатів та доручення (листи) установ вищого рівня.
Абзац другий пункту 63 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Заступнику керівника установи згідно з розподілом обов’язків на первинний розгляд передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, документи, що надійшли від територіальних органів установи, організацій, установ та підприємств, що належать до сфери управління установи, організаційно-розпорядчі та програмні документи загальнодержавного характеру.
Первинний розгляд проектів актів, внесених установі на спільне розроблення, інших документів здійснюється керівниками самостійних структурних підрозділів або особами, що виконують їх обов’язки, в межах їх компетенції.
Електронна резолюція
64. Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд електронного документа, накладає на нього електронну резолюцію, в якій визначає головного виконавця, відповідального за організацію виконання документа в установі, та у разі необхідності співвиконавців і строк його виконання.
В електронній резолюції обов’язково зазначаються всі структурні підрозділи, які беруть участь в опрацюванні документа та погодженні проекту відповіді.
Посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, накладають на нього електронні резолюції, в яких визначають відповідальних виконавців та у разі необхідності співвиконавців у межах відповідного структурного підрозділу.
65. Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, посадової особи.
Абзац перший пункту 65 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
В електронній резолюції до електронного документа, що не має строку виконання, зазначення змісту доручення та строку виконання не вимагається.
Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами, які визначаються інструкцією з діловодства установи.
Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) електронні резолюції не допускаються.
66. Усі електронні резолюції, накладені на електронний документ, вносяться до його реєстраційно-моніторингової картки і нерозривно пов’язані із нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).
67. На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, цієї ж посадової особи.
Пункт 67 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
68. До накладання електронної резолюції встановлюються такі особливості:
виконавцями електронної резолюції керівника установи визначаються керівники структурних підрозділів установи (у разі необхідності можуть бути визначені працівники установи, до компетенції яких належить зазначене в резолюції питання), про що система електронного документообігу автоматично інформує заступників керівника установи, які координують діяльність відповідного структурного підрозділу та у разі потреби мають право доповнити зазначену резолюцію, не змінюючи суті доручення керівника установи та його головного виконавця;
Абзац другий пункту 68 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
виконавцями резолюції заступника керівника установи, державного секретаря міністерства визначаються керівники підпорядкованих структурних підрозділів установи, які входять до складу структурних підрозділів, чию діяльність координує відповідний заступник, про що система електронного документообігу автоматично інформує керівників відповідних структурних підрозділів;
виконавцями резолюції керівника структурного підрозділу визначаються спеціалісти відповідного підрозділу, про що система електронного документообігу автоматично інформує керівників відповідних підпорядкованих підрозділів, що входять до складу цього структурного підрозділу;
виконавцем резолюції керівника установи, заступника керівника установи, державного секретаря міністерства може бути будь-який підпорядкований відповідному керівнику співробітник установи, до компетенції якого належить зазначене в резолюції питання. Про визначення в резолюції виконавця система електронного документообігу автоматично інформує керівництво структурного та підпорядкованого підрозділу даного співробітника;
отримання заступником керівника установи, керівником структурного або підпорядкованого підрозділу електронного повідомлення про створення керівником вищого рівня електронної резолюції не передбачає створення відповідним керівником своєї резолюції до цього ж документа, а лише передбачає ознайомлення із документом;
електронною резолюцією може бути визначено головного виконавця, співвиконавців, строки виконання, отримувачів документа “до відома”.
69. Електронні документи надходять до їх виконавців виключно через систему електронного документообігу на підставі накладених на них електронних резолюцій.
Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.
70. Керівники структурних підрозділів установи опрацьовують електронні документи, отримані внаслідок їх передавання через систему електронного документообігу за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.
У разі необхідності керівник структурного підрозділу установи має право делегувати своєму заступнику розгляд частини електронних документів, які надходять на опрацювання до структурного підрозділу.
71. Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.
72. Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.
73. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом внести в реєстраційно-моніторингову картку інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді тощо), закрити його “до справи”.
Якщо електронний документ розіслано працівникам установи для ознайомлення через систему електронного документообігу установи, працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис - підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. У такому випадку в системі електронного документообігу установи автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб установи, яким було передано відповідний документ з позначкою про ознайомлення, у такому форматі: прізвище та власне ім’я, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (кваліфікована електронна позначка часу).
Абзац другий пункту 73 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
IV. Документування управлінської інформації в електронній формі
Загальні вимоги до створення документів
74. Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні електронних документів, в яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням установлених цією Інструкцією правил.
75. Реквізити, визначені цією Інструкцією, вносяться в реєстраційно-моніторингову картку.
Бланки документів
76. Організаційно-розпорядчі документи установи оформлюються на бланках, що створюються в електронній формі згідно з вимогами цієї Інструкції та з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020.
Пункт 76 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
77. Бланки генеруються системою електронного документообігу установи в автоматичному режимі на підставі обраних автором проекту критеріїв типового бланка для обраного виду електронного документа.
Для генерації типового бланка застосовуються критерії: вид, тип документа, підписувач тощо.
78. Бланки кожного виду генеруються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).
79. Для підготовки документів в електронній формі система електронного документообігу установи генерує такі види бланків документів:
загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);
спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами (додаток 3);
бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 4).
80. Документ у разі необхідності друкується разом із бланком, згенерованим системою електронного документообігу без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.
81. Бланки документів, створених у електронній формі, не нумеруються та не потребують обліку.
Дата підписання, засвідчення та реєстрації
82. Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Пункт 82 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
83. Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.
Пункт 83 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
84. Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується системою електронного документообігу установи (веб-порталом системи взаємодії) у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.
85. Обов’язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).
Оформлення додатків
Назва підрозділу розділу IV в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
86. На додатках, що затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 92 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається)”.
87. На додатках до наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:
Додаток 5
до Правил виробництва (виготовлення)
та контролю якості лікарських засобів
в аптеках (пункт 7.3)
Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його назву, наприклад:
Додаток
до наказу Міністерства охорони здоров’я
“Про затвердження операційного плану
діяльності з внутрішнього аудиту”
Абзац другий пункту 87 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Пункт 87 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Реєстраційний індекс документів
88. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.
89. Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається інструкцією з діловодства установи.
Пункт 89 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
90. Під час візуалізації документа система електронного документообігу установи відтворює та візуалізує разом із документом образ штрих-коду або QR-коду (для державної реєстрації актів, проектів актів та обов’язкових додатків до них, що розробляються органами виконавчої влади, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України лише QR-код), який обов’язково містить:
Абзац перший пункту 90 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 1087 від 28.10.2020
дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;
скорочене найменування установи, реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з кваліфікованої електронної позначки часу (лише для QR-коду);
Абзац третій пункту 90 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
дані про погодження (лише для актів).
91. Під час реєстрації паперових документів використовується штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів - лише QR-код.
Гриф затвердження документа
92. У разі коли електронний документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви (у називному відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням дати його затвердження і номера, наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів
12 березня 2017 року № 298
Гриф затвердження візуалізується у верхньому правому куті першої сторінки документа.
Пункт 92 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Дані про виконання документів
93. Відмітка про закінчення виконання документа вноситься до реєстраційно-моніторингової картки та містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу слова “До справи”, номер справи, а також короткі відомості про його виконання, наприклад:
До справи № 03-10
Лист-відповідь від 20.05.2017 № 03-10/01/802
або
До справи № 05-19
Питання вирішено позитивно під час телефонної
розмови 04.03.2017
Пункт 93 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Особливості оформлення деяких видів документів
Протоколи
94. Протоколи складаються в електронній формі відповідно до інструкції з діловодства установи або рішення колегіального органу.
95. У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписується кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, секретаря колегіального органу (далі - секретар) або уповноваженої особи та додається до протоколу.
Пункт 95 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
96. Протоколи та витяги з них засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи, яку накладає служба діловодства, і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає секретар.
Пункт 96 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Службові листи
97. Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованому системою електронного документообігу установи.
98. Датою листа є дата його реєстрації у службі діловодства.
Підрозділ “Документи про службові відрядження” підрозділу розділу IV виключено на підставі Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
Підготовка проектів електронних документів
100. За підготовлений проект електронного документа відповідальним є автор документа.
За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.
101. Підготовка проекту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:
проект електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу установи;
у разі наявності супровідних матеріалів до проекту електронного документа вони додаються до проекту електронного документа виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені у систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);
внесення до проекту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проект;
внесення до реєстраційно-моніторингової картки в автоматизованому режимі індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;
зазначення обов’язкового статусу призначення проекту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);
формулювання проекту доручення до документа здійснюється у тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: департаменту забезпечення документообігу; керівникам структурних підрозділів тощо;
формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.
102. Ім’я файла вихідного проекту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:
Лист ...
Службова записка ...
Наказ про …
Зміни до наказу від … № …
Нова редакція наказу від … № …
Д1_Порядок (положення, інструкція тощо) …
Д2_Таблиця (графік, план тощо) …
Сканована копія листа …
Візування та погодження проектів електронних документів
103. Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується системою електронного документообігу установи на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.
104. Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.
105. Погодження та підписання проекту електронного документа здійснюється у такому порядку:
проект електронного документа спочатку візується його автором, керівником підпорядкованого підрозділу та керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів установи, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці;
проект електронного документа візується заступником керівника установи, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту електронного документа (погодження інших заступників керівника установи, які координують роботу заінтересованих підрозділів, не вимагається);
у разі погодження проектів наказів (розпоряджень) в електронній формі проект наказу (розпорядження) візується уповноваженим представником юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи та керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором;
Абзац четвертий пункту 105 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
проект електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційно-моніторинговій картці, при цьому візування проекту електронного документа не затверджує зазначений документ;
проект підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ.
106. Не погоджений у відповідному порядку проект електронного документа не передається на підписання (затвердження).
107. Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через систему електронного документообігу установи проекту електронного документа беруть участь у його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.
108. Свою позицію щодо опрацьованого проекту електронного документа уповноважена особа заінтересованого підрозділу доводить до відома відповідального підрозділу через систему електронного документообігу установи. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтованою, а у разі необхідності викладена у тексті проекту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).
У разі внесення редакційних правок до проекту електронного документа система електронного документообігу установи:
зберігає поточну версію проекту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами або удосконаленими електронними підписами, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, (що підтверджуються) в архіві версій проекту електронного документа;
Абзац третій пункту 108 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
створює нову версію проекту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису), яка стає поточною версією проекту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.
Абзац четвертий пункту 108 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Усі версії проекту зберігаються в архіві версій в реєстраційно-моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно-моніторингової картки блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.
109. За рішенням керівника установи, визначеного в інструкції з діловодства установи, погодження проекту електронного документа (за виключенням наказів керівника установи) може здійснюватися у такому порядку:
проект електронного документа візується його автором, після чого система електронного документообігу установи автоматично одночасно надсилає його на ознайомлення керівнику підпорядкованого підрозділу та керівнику структурного підрозділу (відповідального підрозділу), заступнику керівника установи, який координує роботу відповідального підрозділу, та уповноваженим особам інших структурних підрозділів установи, зазначених в реєстраційно-моніторинговій картці;
погоджувач, зазначений в реєстраційно-моніторинговій картці, протягом строку, визначеного згідно з інструкцією з діловодства установи залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проектом електронного документа та у разі наявності зауважень вносить їх до проекту електронного документа;
якщо погоджувач протягом зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проекту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження.
Абзац четвертий пункту 109 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням) не стосується проходження їх юридичної експертизи.
110. У разі погодження проекту електронного документа уповноважена особа іншого структурного підрозділу, зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці, візує проект електронного документа.
111. Після візування всіма зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці погоджувачами система електронного документообігу установи автоматично надсилає проект електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.
Юридична експертиза
112. Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням системи електронного документообігу установи.
113. За результатами юридичної експертизи у разі наявності зауважень до проекту електронного документа уповноважена особа юридичної служби готує в електронній формі висновок за формою, затвердженою Мін’юстом.
114. Висновок вноситься до системи електронного документообігу установи як внутрішній документ, логічно пов’язаний із проектом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи юридичної служби.
115. У разі відсутності зауважень до проекту електронного документа уповноважена особа юридичної служби візує проект електронного документа в системі електронного документообігу установи.
Підписання проектів електронних документів
Підписувач
116. Посадові особи є підписувачами проектів електронних документів в межах своїх повноважень.
117. Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються установами, крім Секретаріату Кабінету Міністрів України, до Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, є керівник установи або особа, що виконує його обов’язки згідно з розподілом обов’язків, державний секретар міністерства.
Підписувачем проектів електронних документів Секретаріату Кабінету Міністрів України, що надсилаються до Верховної Ради України та Офісу Президента України, є Державний секретар Кабінету Міністрів України.
Підписувачем супровідних листів до проектів актів є керівник установи, заступник керівника установи згідно з розподілом обов’язків.
Пункт 117 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 1023 від 20.08.2025
Підписувачем проектів електронних документів, пов’язаних з виконанням міністрами політичних функцій, є відповідний міністр та перший заступник, заступник міністра згідно з визначеним міністром розподілом обов’язків.
Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються Секретаріату Кабінету Міністрів України, установам вищого рівня, та доручень установам, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи, є керівник установи або особа, що виконує його обов’язки, заступник згідно з розподілом обов’язків або державний секретар міністерства.
Абзац пункту 117 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються установам того ж або нижчого рівня, територіальному органу установи, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи, а також листів щодо розроблення проектів актів є керівник установи, заступник керівника установи згідно з розподілом обов’язків, керівник структурного підрозділу установи згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов’язки.
Абзац пункту 117 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Підписувачем проектів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу установи згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов’язки.
Пункт 117 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Підписувачі проектів електронних документів, що надсилаються підприємствам, установам та організаціям, які не належать до державного сектору економіки, громадянам, визначаються інструкцією з діловодства установи.
118. Не допускається підписання в установі проектів електронних документів із зверненнями безпосередньо до Верховної Ради України, Президента України, Офісу Президента України, Прем’єр-міністра України, віце-прем’єр-міністрів України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністрів, оминаючи установу, до сфери управління якої вона належать, якщо інше не передбачено законодавством.
119. Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, власного імені і прізвища, наприклад:
Міністр
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
120. Проекти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проекту електронного документа відповідальні кілька осіб - двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб - підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Директор
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Головний бухгалтер
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
або
Голова комісії
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Секретар комісії
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
121. У разі підписання проекту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні, наприклад:
Міністр юстиції
Міністр фінансів
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
122. У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проекті електронного документа, автором проекту створюється новий примірник проекту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, що виконує її обов’язки.
Керівник установи
123. У разі коли підписувачем електронного документа є керівник установи, погоджений проект електронного документа надходить до уповноваженої особи патронатної чи іншої служби або до уповноваженої особи, що організовує та забезпечує роботу керівника установи (далі - служба керівника).
Пункт 123 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
124. Уповноважена особа служби керівника:
перевіряє проект електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проектів;
перевіряє дійсність усіх накладених на проект електронного документа кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
Абзац третій пункту 124 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
визначає проект електронного документа відповідним для передавання його на підписання керівнику установи та у разі визначення його таким візує проект, якщо це визначено інструкцією з діловодства установи, та передає його керівнику установи на підпис.
Абзац п'ятий пункту 124 виключено на підставі Постанови КМ № 1269 від 16.12.2020
125. У разі коли керівник установи або уповноважена особа служби керівника вносить до проекту електронного документа редакційні правки, система електронного документообігу установи автоматично створює нову версію проекту електронного документа, яка за рішенням керівника установи може бути підписана без повторного погодження.
126. Після автоматизованої реєстрації документа в електронній формі та підписання його керівником установи він автоматично надсилається через систему взаємодії.
Пункт 126 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 1269 від 16.12.2020
Підписання проекту документа заступником керівника установи, керівником структурного підрозділу
127. У разі коли підписувачем документа є заступник керівника установи або державний секретар, відповідний електронний документ після погодження в установленому інструкцією з діловодства установи порядку надходить через систему електронного документообігу установи до відповідного підписувача або уповноваженої особи, що організовує та забезпечує його роботу, а у разі коли підписувачем документа є керівник структурного підрозділу - безпосередньо до відповідного підписувача.
Пункт 127 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
128. Відхилений підписувачем проект повертається системою електронного документообігу установи його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.
Особливості погодження проектів електронних документів в установі
129. Процедура погодження проекту електронного документа контролюється його автором, а у разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки.
130. У разі надходження проекту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися із змістом проекту, завізувати проект електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проекту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.
131. Зауваження і пропозиції до проекту електронного документа, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.
Пункт 131 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
132. Зауваження і пропозиції до проекту електронного документа вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).
133. Зауваження і пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають вноситися із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або має надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.
134. Погоджувач візує проект електронного документа лише у разі відсутності в нього жодних зауважень. Погоджений проект електронного документа автоматично передається наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.
Погодження із зауваженнями не допускається, крім випадків погодження проектів актів, порядок погодження яких визначено законодавством.
135. У разі внесення будь-яких редакційних правок до проекту електронного документа система електронного документообігу установи автоматично відхиляє його з погодження та повертає проект електронного документа автору.
Пункт 135 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
136. Автор проекту електронного документа після повернення йому відхиленого проекту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:
приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проекту електронного документа;
вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, після чого повертає проект електронного документа на погодження у попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проект було погоджено.
Абзац третій пункту 136 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
137. Погоджувач, яким отримано проект електронного документа, повинен його погодити або повернути із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями протягом строків, визначених інструкцією з діловодства установи.
138. Якщо у позиціях головного виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюються протоколом, який готує та вносить в систему електронного документообігу установи автор проекту, як логічно пов’язаний із документом, щодо якого скликалась узгоджувальна нарада.
Зазначений протокол візується в системі електронного документообігу установи всіма учасниками наради та підписується керівниками структурних підрозділів, у яких були розбіжності.
Реєстраційно-моніторингова картка зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.
Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов’язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.
139. Проект електронного документа вважається погодженим та може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці.
140. У разі потреби система електронного документообігу установи генерує лист зовнішнього або внутрішнього погодження.
Особливості підготовки деяких видів електронних документів
Проекти актів Кабінету Міністрів України
141. Підготовка проекту акта включає в себе розроблення (співрозроблення), погодження та правову експертизу проекту в електронній формі.
Проект нормативно-правового акта погоджується керівником юридичної служби в електронній формі шляхом його погодження у системі електронного документообігу.
Пункт 141 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Підготовка проекту акта здійснюється з використанням веб-порталу системи взаємодії, крім випадків, коли є обґрунтовані підстави для документування управлінської інформації в паперовій формі.
Пункт 141 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
142. У разі коли строк підготовки проекту акта прямо не визначено завданням на його підготовку, такий строк становить до трьох місяців від дати набрання чинності відповідним завданням.
Контроль за дотриманням визначених цією Інструкцією строків підготовки проектів актів здійснюється з використанням відповідного модуля системи взаємодії.
Пункт 142 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
143. Розробником проекту акта визначається орган виконавчої влади, до компетенції якого належить формування та/або реалізація державної політики у відповідній сфері.
Абзац другий пункту 143 виключено на підставі Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
Розробник:
самостійно визначає заінтересовані органи, що будуть брати участь у розробленні проекту акта або його погодженні;
Абзац четвертий пункту 143 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
забезпечує внесення проекту акта та супровідних матеріалів до нього до відповідного модуля системи взаємодії;
Пункт 143 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
є відповідальним за достовірність розміщених у системі взаємодії документів (крім тих, які готують і розміщують Мін’юст і заінтересовані органи) та своєчасну підготовку проекту акта;
Абзац шостий пункту 143 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
у разі необхідності може ініціювати утворення робочої групи на базі своєї установи із залученням фахівців заінтересованих органів та незалежних експертів з відповідних питань, діяльність якої регулюється інструкцією з діловодства установи - розробника;
у разі розроблення особливо значущого проекту акта може звернутися до Державного секретаря Кабінету Міністрів України з ініціативою утворення робочої групи при Секретаріаті Кабінету Міністрів України під головуванням Державного секретаря Кабінету Міністрів України або одного з його заступників. Діяльність такої робочої групи регулюється інструкцією з діловодства Секретаріату Кабінету Міністрів України.
144. У разі прийняття розробником рішення про залучення заінтересованого органу як співрозробника (далі - орган-співрозробник) розробник не пізніше ніж протягом двох робочих днів з дня набрання чинності завданням на розроблення проекту створює реєстраційно-моніторингову картку проекту у системі взаємодії та повідомляє органу-співрозробнику через систему взаємодії про початок розроблення проекту із зазначенням мети, сфери його дії, строків розроблення та контактних даних структурного підрозділу, визначеного відповідальним за підготовку проекту від імені розробника, та його працівників, відповідальних за підготовку відповідного проекту акта.
Абзац перший пункту 144 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Абзац другий пункту 144 виключено на підставі Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
145. Орган-співрозробник у п’ятиденний строк з моменту отримання повідомлення про початок розроблення проекту акта повідомляє розробнику через систему взаємодії про згоду на співрозроблення, контактні дані структурного підрозділу органу-співрозробника та його працівників, відповідальних за співрозроблення відповідного проекту акта.
Абзац перший пункту 145 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Абзац другий пункту 145 виключено на підставі Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
146. У разі ненадходження у визначений строк від органу-співрозробника відповіді розробник за замовчуванням визнає відмову такого органу-співрозробника від участі у співрозробленні.
147. На етапі співрозроблення проекту акта обмін інформацією між виконавцями розробника та органу-співрозробника здійснюється через службову електронну пошту, інші не заборонені законодавством засоби електронних комунікацій (при цьому керівники структурних підрозділів зазначаються в копії листа), проведення робочих нарад та зустрічей тощо.
Абзац перший пункту 147 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 1087 від 28.10.2020, № 404 від 08.04.2025
Працівники органу-співрозробника мають доступ до тексту документа, розміщеного у відповідному модулі системи взаємодії.
Абзац другий пункту 147 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
Співрозроблення проекту акта здійснює відповідальний підрозділ органу-співрозробника без залучення на цій стадії керівництва органу.
Відповідальний підрозділ органу-співрозробника:
може у разі необхідності залучати до опрацювання проекту акта визначені ним структурні підрозділи цього ж органу;
має протягом десяти робочих днів з моменту надходження проекту акта на опрацювання визначитися з позицією щодо проекту акта та подати розробнику свої зауваження і пропозиції до нього.
Якщо на стадії співрозроблення в позиціях розробника та співрозробника виникли розбіжності, розробник організовує робочу нараду на рівні керівників структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, відповідальних за спільне розроблення, за результатами якої відповідальним підрозділом органу-співрозробника розробника готується акт розбіжностей за підписом керівника органу-співрозробника.
Абзац сьомий пункту 147 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
До акта розбіжностей не вносяться розбіжності, які було врегульовано або знято під час робочої наради.
Абзац восьмий пункту 147 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Усі акти розбіжностей обов’язково розміщуються відповідним органом-співрозробником у відповідному модулі системі взаємодії. У разі коли орган не розмістив акт розбіжностей у визначений строк, вважається, що зауваження до проекту акта в органу-співрозробника відсутні.
Абзац дев'ятий пункту 147 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
Рішення про врахування або неврахування розбіжностей, викладених в актах розбіжностей, приймає керівник установи - розробника.
Абзац десятий пункту 147 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
148. Розробник протягом п’яти робочих днів після завершення розроблення (співрозроблення) проекту акта розміщує доопрацьовану версію проекту акта із необхідними супровідними матеріалами до нього у відповідному модулі системи взаємодії для здійснення його погодження заінтересованими органами. Усі акти розбіжностей повинні бути доступними для всіх заінтересованих органів.
Абзац перший пункту 148 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
Розміщений у відповідному модулі системи взаємодії проект акта та супровідні матеріали до нього повинні бути підписані керівником установи-розробника або особою, що виконує його обов’язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.
Абзац другий пункту 148 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
Заінтересований орган у визначений строк надсилає розробнику лист із позицією відповідного органу до проекту акта за підписом керівника заінтересованого органу або особи, що виконує його обов’язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.
Абзац третій пункту 148 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
149. Розробник протягом трьох робочих днів після завершення погодження проекту акта розміщує допрацьовану версію проекту акта із необхідними супровідними матеріалами до нього у відповідному модулі системи взаємодії для проведення його правової експертизи Мін’юстом.
Розміщений у відповідному модулі системи взаємодії проект акта та супровідні матеріали до нього повинні бути підписані керівником установи, яка є розробником відповідного документа, або особою, що виконує його обов’язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.
Висновок Мін’юсту за результатами правової експертизи підписується міністром або особою, що виконує його обов’язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією, та розміщується у відповідному модулі системи взаємодії.
Пункт 149 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
150. Проект акта, супровідні матеріали до нього розміщуються установами, які є розробниками відповідних документів, у підсистемі погодження нормативно-правових актів.
Оригінали електронних документів розміщуються:
у форматі DOCX, XLSX (формат Office Open XML специфікації ISO/IEC 29500-1:2016 або одночасно у форматі PDF/A (формат специфікації PDF 1.4 ISO 19005-1:2005) і RTF із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, якщо документ було розміщено у формі фотокопії);
одноразово без права вимагати їх дублетного розміщення іншими установами.
Пункт 150 в редакції Постанов КМ № 1087 від 28.10.2020, № 404 від 08.04.2025
151. Для проектів актів, що розробляються органами виконавчої влади, застосовується єдиний унікальний реєстраційний номер, який формується у відповідному модулі системи взаємодії.
Усі проекти актів, що розробляються органами виконавчої влади, мають єдину порядкову нумерацію та нумеруються в порядку їх розміщення у відповідному модулі системи взаємодії в межах календарного року.
Єдиний унікальний реєстраційний номер формується у форматі ХХХХХХ.РРРР-І,
де ХХХХХХ - шестизначний випадковий унікальний код;
РРРР - послідовний нумератор у межах поточного року;
І - ідентифікатор типу проекту акта (“З” - Закон, “У” - Указ, “П” - постанова, “Р” - розпорядження).
Системи електронного документообігу установ для проектів актів мають використовувати лише єдиний унікальний реєстраційний номер, який завантажується із системи взаємодії під час реєстрації проекту акта, без права його зміни та/або модифікації.
Пункт 151 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
Проекти наказів (розпоряджень) установ
152. Державний секретар Кабінету Міністрів України, міністри та державні секретарі міністерств, керівники установ та керівники апарату установи підписують накази (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань (далі - акти установ).
Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) готуються відповідно до вимог, визначених цією Інструкцією, та з урахуванням особливостей, які визначаються законами та іншими актами Кабінету Міністрів України.
Абзац другий пункту 152 в редакції Постанови КМ № 128 від 19.02.2020
153. Проекти актів установ готуються та погоджуються в електронній формі відповідно до загальних вимог підготовки та погодження проектів електронних документів, визначених цією Інструкцією, на бланку, що автоматично генерується системою електронного документообігу установи.
154. Перед поданням на підпис нормативно-правового акта установи, який підлягає державній реєстрації, автор проекту друкує його із системи електронного документообігу установи разом із згенерованим системою електронного документообігу установи бланком, на якому візуалізується автоматично сформований QR-код.
Абзац перший пункту 154 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
На роздрукованому проекті акта установи вимагається лише проставлення власноручної візи уповноваженого представника юридичної служби, яким проведено юридичну експертизу зазначеного проекту.
Особливості оформлення проектів нормативно-правових актів установи, які підлягають державній реєстрації, визначено Інструкцією з діловодства.
Пункт 154 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
155. Підписання акта установи здійснюється в електронній та у разі необхідності паперовій формі. Накази з адміністративно-господарських питань готуються та підписуються лише в електронній формі.
Пункт 155 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
156. Акти установи реєструються в системі електронного документообігу установи із застосуванням відповідного проекту електронного документа. При цьому на паперовий примірник відповідного акта проставляється номер та дата реєстрації, які було автоматично присвоєно системі електронного документообігу установи.
Акти установ нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань мають окрему порядкову нумерацію.
157. Ознайомлення працівників установи з актом установи здійснюється в електронній формі.
Факт доведення акта установи до відома посадової особи установи здійснюється засобами системи електронного документообігу установи.
158. Факт ознайомлення посадової особи установи з актом установи здійснюється засобами системи електронного документообігу установи з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідної посадової особи.
Пункт 158 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Спільні накази (розпорядження) установ
159. Порядок підготовки спільного акта кількох установ визначається Інструкцією з діловодства.
Проекти актів нормативно-правового характеру, які відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації
160. Державна реєстрація актів установ нормативно-правового характеру здійснюється у порядку, визначеному Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731 (ЗП України, 1993 р., № 1-2, ст. 28; Офіційний вісник України, 1998 р., № 42, ст. 1551; 2008 р., № 25, ст. 770).
Строк між датою зовнішнього погодження проекту нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, і датою прийняття такого акта не повинен перевищувати 60 днів.
Пункт 160 розділу IV доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 799 від 09.09.2020
161. Державна реєстрація здійснюється в електронній формі у вигляді запису, внесеного до Державного реєстру нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади та засвідченого спеціально для цього призначеною кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, яку наклала особа, що внесла запис до зазначеного реєстру.
Пункт 161 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
V. Моніторинг за станом виконання управлінських рішень
162. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в установі та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.
163. Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.
164. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється службою контролю за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу установи на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки. Відповідна система забезпечує оперативний доступ до всієї інформації про стан виконання будь-якого документа, щодо якого здійснюється моніторинг та методичний аналіз відповідних даних.
165. Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.
166. Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.
167. Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в установі, вносяться в автоматичному режимі залежно від обраного статусу призначення документа та/або автоматизованому режимі до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства під час вхідної реєстрації документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.
168. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.
169. Після завершення роботи над документом до реєстраційно-моніторингової картки автоматично вноситься відмітка про завершення його виконання (індикатор завершення виконання) на підставі статусу призначення зареєстрованого проекту електронного документа. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
170. Моніторинг здійснюється за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, протоколами нарад під головуванням Прем’єр-міністра України, Першого віце-прем’єр-міністра, віце-прем’єр-міністрів, Міністра Кабінету Міністрів, Державного секретаря Кабінету Міністрів, листами Офісу Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників (що потребують надання відповіді про результати їх розгляду), листами Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, зверненнями комітетів, тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій Верховної Ради України, зверненнями та запитами народних депутатів України, листами Рахункової палати, міжнародними зобов’язаннями України в рамках співробітництва з Міжнародним валютним фондом, зобов’язаннями України у сферах європейської та євроатлантичної інтеграції, зокрема спрямованих на виконання Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським співтовариством з атомної енергії та їхніми державами-членами, з іншої сторони, інших міжнародних договорів України з питань європейської інтеграції і домовленостей між Україною та ЄС, річних національних програм в рамках Комісії Україна - НАТО, рішень Комісії Україна - НАТО у рамках Хартії про особливе партнерство між Україною та Організацією Північноатлантичного договору та Декларації про її доповнення, інших міжнародних договорів між Україною та НАТО та уповноваженими органами НАТО; місіями ООН, ОБСЄ, Світовим банком, Європейським банком реконструкції та розвитку, іншими міжнародними організаціями в частині цільового використання технічної та донорської допомоги, а також завдань, визначених розпорядчими документами та дорученнями керівництва установи, рішеннями колегіального органу установи, щодо яких встановлено строки їх виконання.
171. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати реєстрації, а вхідних - з дати надходження (доставки через систему взаємодії) або з дати наступного робочого дня у разі надходження (доставки) документа після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, строком виконання документа вважається перший робочий день після настання строку виконання.
172. У разі зміни строків виконання індикатора у реєстраційно-моніторинговій картці проставляється новий строк визначеного індикатора та зазначається причина його зміни, які вносяться уповноваженою особою служби контролю.
173. Перевірка строків виконання документів проводиться за всіма індикаторами проходження документа до закінчення строку його виконання (у разі відхилень виконавцю надсилаються попередження системою моніторингу за допомогою електронних нагадувань, що автоматично генеруються системою електронного документообігу установи) у порядку, визначеному інструкцією з діловодства установи.
174. Служба контролю після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого приймає рішення про припинення моніторингу.
Припинення моніторингу здійснюється лише на підставі зазначеної перевірки.
175. Дані про виконання документа та припинення моніторингу вносяться до реєстраційно-моніторингової картки уповноваженою особою служби контролю.
Документ може бути закритий “до справи” лише після внесеної до реєстраційно-моніторингової картки відмітки про припинення моніторингу.
176. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, іншої кореспонденції Верховної Ради України вважається день надсилання електронного документа установою через систему взаємодії, а у випадках, визначених пунктом 2 цієї Інструкції, - день реєстрації документа органом, який визначив відповідне завдання.
Пункт 176 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Інформаційно-довідкова робота з електронними документами
177. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням системи електронного документообігу установи.
178. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи системи електронного документообігу установи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:
класифікатор питань діяльності установи;
класифікатор видів документів;
класифікатор кореспондентів;
класифікатор резолюцій;
класифікатор виконавців;
класифікатор результатів виконання документів;
номенклатура справ.
179. Пошукова система системи електронного документообігу установи має здійснювати пошук за контекстом (ключовим словом або фразою) електронного документа, видом електронного документа, його заголовком, датою прийняття, номером та датою його реєстрації, його автором тощо.
VI. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
180. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для документів, створених у електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яка документується в установі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів.
Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проекту документа автором згідно із затвердженим Мін’юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
181. В установі складаються та ведуться номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ установи.
182. Номенклатура справ структурного підрозділу створюється в електронній формі (додаток 6) посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, не пізніше 15 листопада поточного року та погоджується із службою діловодства установи. Візуалізація номенклатури справ структурного підрозділу здійснюється за автоматично генерованою формою, визначеною Інструкцією з діловодства.
183. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівним підрозділом установи або посадовою особою установи, відповідальною за ведення архіву.
Пункт 183 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
184. Зведена номенклатура справ установи формується системою електронного документообігу установи в автоматизованому режимі (додаток 7) на основі номенклатур справ структурних підрозділів у електронній формі.
185. На підставі зведеної номенклатури справ установи в електронній формі система електронного документообігу установи автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка друкується та подається на схвалення експертно-перевірній комісії державного архіву.
186. Зведена номенклатура справ зберігається та використовується системою електронного документообігу установи для автоматизації процесів формування документів у справи в установі.
187. Зведена номенклатура справ установи наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
188. В системі електронного документообігу установи номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці (додатки 6 і 7). Графи таблиці заповнюються таким чином:
Абзац перший пункту 188 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
у графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляється назва структурного підрозділу, до якого відносяться записи про відповідні справи;
у графі 1 проставляється індекс кожної справи;
у графу 2 включаються заголовки справ (тому, частини);
у графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин);
у графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання;
у графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в паперовій формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передавання справ до архівного підрозділу установи чи інших установ для їх продовження тощо.
189. Наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ установи складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з інструкцією з діловодства установи.
Формування електронних справ
190. Групування виконаних документів у електронні справи здійснюється централізовано в системі електронного документообігу установи відповідно до номенклатури справ.
191. Формування електронних справ здійснюється у системі електронного документообігу установи в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи.
Пункт 191 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
192. Електронні документи, що віднесені до однієї електронної справи, мають бути логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них в системі електронного документообігу установи.
193. Під час формування електронних справ слід дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:
групувати в електронні справи документи, виконані протягом одного календарного року, крім перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);
документ-відповідь групується за ініціативним документом;
включати в електронні справи лише оригінали електронних документів або у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку електронні копії;
Абзац четвертий пункту 193 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;
обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.
Абзац шостий пункту 193 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважений засвідчувач виготовляє паперові копії таких документів, які він засвідчує.
Абзац сьомий пункту 193 в редакції Постанови КМ № 128 від 19.02.2020; із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 1269 від 16.12.2020, № 404 від 08.04.2025
Абзац восьмий пункту 193 виключено на підставі Постанови КМ № 128 від 19.02.2020
Засвідчені копії повинні містити перелік визначених Інструкцією з діловодства реквізитів, нанесених за допомогою QR-коду.
Пункт 193 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1269 від 16.12.2020
Зазначені засвідчені паперові копії електронних документів формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ для зберігання, які передаються до архівного підрозділу установи (відповідного державного архіву) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, для постійного зберігання.
Пункт 193 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1269 від 16.12.2020
Створення інших паперових примірників електронних документів не вимагається.
Пункт 193 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1269 від 16.12.2020
Пункт 193 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
194. Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних справ в установі та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та архівним підрозділом установи або посадовою особою установи, відповідальною за ведення архіву.
Пункт 194 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Зберігання електронних документів в установах
195. В установі здійснюється централізоване зберігання електронних документів. Документи зберігаються в установах їх створення.
196. Документи з часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігаються в системі електронного документообігу установи, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.
Аудіовізуальні документи (аудіо- та відеозаписи) засідань колегіального органу, робочої групи установи у разі їх створення зберігаються у системі електронного документообігу установи. Секретар колегіального органу або уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання у систему електронного документообігу установи.
197. За доступність, цілісність та відтворюваність електронних документів і електронних справ, що зберігаються в системі електронного документообігу установи, відповідає підрозділ установи, на який покладено обов’язки щодо технічного супроводження системи електронного документообігу установи.
198. Працівники установи мають доступ до електронних справ через систему електронного документообігу установи відповідно до прав, визначених розпорядчим документом установи.
199. Видавання електронних справ, окремих електронних документів іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи або особи, що виконує його обов’язки, шляхом створення примірників або копій цих документів.
Пункт 199 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
200. У разі звернення до установи уповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого судді, суду щодо надання тимчасового доступу до документів керівник установи невідкладно видає доручення службі діловодства та структурному підрозділу забезпечити виконання ухвали. В межах реалізації доручення уповноважена особа служби діловодства:
створює та реєструє копію ухвали слідчого судді, суду після пред’явлення оригіналу такої ухвали;
надає особі, зазначеній в ухвалі, тимчасовий доступ до документів, зокрема можливість ознайомлення з ними, виготовлення паперових копій відповідних електронних документів або у разі, коли в ухвалі передбачено їх вилучення (здійснення виїмки), - створення електронних примірників відповідних електронних документів;
надає допомогу у складенні опису електронних документів, що вилучаються (виїмка яких здійснюється), який залишається в установі.
Про вилучення електронних документів складається акт (протокол) у двох примірниках, перший з яких залишається в установі, а другий передається відповідальній особі, зазначеній в ухвалі.
VII. Порядок підготовки електронних справ до передавання для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
201. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що і документів у паперовій формі.
Наказом (розпорядженням) керівника установи визначаються уповноважені засвідчувачі.
Пункт 201 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Уповноваженим засвідчувачам надається право засвідчувати паперові копії електронних документів, призначені для їх подальшої передачі на зберігання в архівний підрозділ установи (відповідного державного архіву).
Пункт 201 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
До такого наказу (розпорядження) обов’язково додаються зразки підписів власноруч усіх уповноважених засвідчувачів та відбитків печаток, спеціально призначених для здійснення засвідчення документів.
Пункт 201 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Рекомендується визначати уповноважених засвідчувачів із складу постійно діючих експертних комісій установ.
Пункт 201 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Зазначений наказ (розпорядження) видається у двох оригінальних примірниках, один з яких передається до відповідного державного архіву.
Пункт 201 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
202. Експертиза цінності документів проводиться в електронній формі, крім документів, визначених абзацами другим - п’ятим пункту 2 цієї Інструкції.
203. Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для надання доступу працівникам архівного підрозділу установи, блокування права інших працівників установи на редагування реєстраційно-моніторингової картки документів, які передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів і електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Пункт 203 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
204. За результатами експертизи цінності електронних документів у структурному підрозділі установи особою, відповідальною за діловодство у підрозділі, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються: описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Абзац перший пункту 204 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Описи електронних справ структурного підрозділу і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, візуються укладачем опису, керівником служби діловодства установи та підписуються керівником структурного підрозділу.
Абзац другий пункту 204 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
205. На підставі електронних описів електронних справ структурного підрозділу та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, архівним підрозділом установи в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу установи документів структурних підрозділів складаються електронні описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання (додаток 8) та акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 9).
Пункт 205 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
206. {Абзац перший пункту 206 виключено на підставі Постанови КМ № 404 від 08.04.2025}
Процедура знищення електронних документів здійснюється лише у разі прийняття керівником установи відповідного рішення та визначається інструкцією з діловодства установи.
Акт про вилучення для знищення документів установи, що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.
Номер та дата акта про вилучення для знищення документів установи присвоюються системою електронного документообігу установи після його затвердження в електронній формі.
207. У разі коли для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, уповноваженим засвідчувачем може виготовлятися паперова копія такого документа, яку він засвідчує.
Абзац перший пункту 207 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Засвідчена копія повинна містити перелік визначених Інструкцією з діловодства реквізитів, нанесених за допомогою QR-коду.
Зазначені засвідчені паперові копії електронних документів формуються у справи, які передаються до архівного підрозділу установи (відповідного державного архіву) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, для постійного зберігання.
Створення інших паперових примірників електронних документів не вимагається.
Пункт 207 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020
208. Методична допомога у складенні описів електронних справ надається архівним підрозділом установи.
Оформлення електронних справ
209. За результатами проведеної експертизи цінності відібрані електронні справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, засвідченого згідно з інструкцією з діловодства установи.
Абзац перший пункту 209 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Паперові примірники електронної справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюють відповідальні працівники структурних підрозділів, які формували відповідні електронні справи. У разі реорганізації чи ліквідації структурного підрозділу зазначені примірники створюють відповідальні особи їх правонаступників.
Абзац другий пункту 209 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
У разі ліквідації структурного підрозділу без визначення правонаступника експертиза цінності та створення зазначених примірників здійснюється у процесі ліквідації структурного підрозділу під час підготовки справ підрозділу для передавання до архівного підрозділу установи. У такому випадку документи тимчасового зберігання знищуються достроково, одразу після експертизи цінності.
210. Підготовка до передавання в архівний підрозділ установи паперових примірників електронних справ структурними підрозділами установи здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.
211. Для підготовки електронної справи для передавання до архівного підрозділу установи в автоматизованому режимі оформлюється електронна інформаційна картка архівної справи (обкладинка справи), яка містить такі відомості:
найменування структурного підрозділу;
індекс електронної справи;
номер тому електронної справи;
заголовок електронної справи (тому, частини);
кількість електронних документів;
період формування справи;
строк зберігання справи;
електронний опис документів справи (внутрішній);
відмітку про приймання-передавання електронної справи до архівного підрозділу установи.
212. Створення обкладинки справи завершується візуванням діловодом структурного підрозділу та підписанням керівником архівного підрозділу установи.
213. Форма обкладинки справи та візуалізація її відомостей визначається інструкцією з діловодства установи з урахуванням архівних правил.
Передавання електронних справ до архівного підрозділу установи
214. Передавання електронних справ до архівного підрозділу установи полягає у наданні доступу працівникам архівного підрозділу установи та обмеження доступу (лише правом перегляду) до електронних справ іншим працівникам установи.
215. Передавання електронних справ до архівного підрозділу установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи або його заступником, але не раніше двох років з дати завершення електронних справ в діловодстві.
Надання доступу працівникам архівного підрозділу установи здійснюється згідно із зазначеним графіком у автоматизованому режимі службою інформаційних технологій.
216. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу установи за електронними описами в електронній формі.
Пункт 216 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
217. Під час приймання електронних справ архівним підрозділом установи проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованих електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка здійснюється в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником архівного підрозділу установи до реєстраційно-моніторингової картки електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архівного підрозділу установи системою електронного документообігу установи автоматично обмежується іншим працівникам установи право доступу до цих електронних справ.
Абзац перший пункту 217 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Якщо під час приймання-передавання електронних справ архівний підрозділ установи виявив недоліки, працівник структурного підрозділу повинен вжити заходів для усунення таких недоліків.
Пункт 217 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Додаток 1
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній
формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві,
електронного міжвідомчого обміну
(пункт 37)
ПІДСУМКОВІ ДАНІ
обліку обсягу документообігу
за період з ..____ р. по ..____ р.
Документи
Кількість документів
усього
з них
в електронній формі
у паперовій формі
документів
сторінок
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
Усього
Керівник служби діловодства
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата генерації: ..____ р.
Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Додаток 2
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній
формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві,
електронного міжвідомчого обміну
(пункт 79)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
Загальний бланк для створення документів
Додаток 2 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
Додаток 3
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній
формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві,
електронного міжвідомчого обміну
(пункт 79)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
Спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами
Додаток 3 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
Додаток 4
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній
формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві,
електронного міжвідомчого обміну
(пункт 79)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
Бланк конкретного виду документа
Додаток 4 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
Додаток 5 виключено на підставі Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
Додаток 6
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній
формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві,
електронного міжвідомчого обміну
(пункти 182, 188)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
ПРИМІРНА ФОРМА
електронної таблиці номенклатури справ структурного підрозділу
Додаток 6 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Додаток 7
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній
формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві,
електронного міжвідомчого обміну
(пункти 184, 188)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
ПРИМІРНА ФОРМА
електронної таблиці зведеної номенклатури справ установи
Додаток 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Додаток 8
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній
формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві,
електронного міжвідомчого обміну
(пункт 205)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
ПРИМІРНА ФОРМА
для внесення даних опису справ в електронну таблицю системи електронного документообігу
Додаток 8 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Додаток 9
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній
формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві,
електронного міжвідомчого обміну
(пункт 205)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
ПРИМІРНА ФОРМА
для внесення даних акта про вилучення для знищення документів в електронну таблицю системи електронного документообігу
Додаток 9 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 17 січня 2018 р. № 55
ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади
У тексті Інструкції: слова “архів установи” в усіх відмінках замінено словами “архівний підрозділ установи” у відповідному відмінку; слова “ім’я”, “Ім’я”, “ініціал”, “Ініціал”, “ініціал імені” в усіх відмінках замінено відповідно словами “власне ім’я”, “Власне ім’я” у відповідному відмінку, крім пункту 24; слова “по батькові” виключено згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
I. Загальні положення
1. Ця Інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними органами виконавчої влади, їх територіальними органами, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим (далі - установи).
Абзац перший пункту 1 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Положення цієї Інструкції застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання установами документів у паперовій формі.
2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.
Основні повноваження структурних підрозділів з діловодства в установах здійснюються в електронній формі, з електронними носіями інформації та визначаються Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (далі - Інструкція з діловодства в електронній формі).
3. {Абзац перший пункту 3 виключено на підставі Постанови КМ № 375 від 17.04.2019}
Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.
4. Відповідальність за організацію діловодства в установах несуть їх керівники.
5. За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.
6. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.
7. Організація діловодства у паперовій формі в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу.
II. Документування управлінської інформації
Загальні вимоги щодо створення документів
8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.
9. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники установ оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2020.
Пункт 9 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та інструкцією з діловодства установи.
11. В установах визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.
12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватися на виконання установою покладених на неї завдань і функцій.
14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Класифікатором управлінської документації НК 010:2021 (далі - КУД).
Пункт 14 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
15. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих форм документів установи.
Примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності установи, затверджуються Мін’юстом.
Пункт 16 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
Пункт 16 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
17. Установи здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
18. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
Бланки документів
19. Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 - ліве;
10 - праве;
20 - верхнє та нижнє.
20. Види бланків документів визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
21. Установи можуть застосовувати бланки документів як установи, так і структурних підрозділів, у разі, коли керівник підрозділу має право підписувати документи в межах його повноважень.
22. Бланки документів можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).
23. Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з інструкцією з діловодства установи.
Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.
Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання та використання бланків, визначаються керівником установи, про що видається розпорядчий документ.
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі такого виду в установі перевищує 2 тис. одиниць на рік. Якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі менше 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, в якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.
Абзац четвертий пункту 23 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
24. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.
Зображення Державного Герба України
25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII “Про Державний герб України”, Герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим.
26. Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.
Коди
27. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.
28. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з КУД вище назви виду документа.
Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа.
Пункт 28 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Найменування установи
29. Найменування установи - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.
Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.
На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій держадміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.
Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається у разі, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.
Довідкові дані про установу
30. Довідкові дані про установу містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Назва виду документа
31. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим КУД.
Пункт 31 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Дата документа
32. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2017.
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2017 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 грудня 2017 р.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Реєстраційний індекс документів
33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.
Абзац п'ятий пункту 33 виключено на підставі Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.
Для нанесення реєстраційного індексу застосовується штрих-код та/або QR-код у порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Посилання на документ
34. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.
Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника “цей”.
Пункт 34 в редакції Постанови КМ № 119 від 19.02.2020
Місце складення або видання
35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.
Адресат
36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
Національне агентство з питань державної служби
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Державна архівна служба
Начальнику фінансово-економічного управління
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
Голові Державної митної служби
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів у давальному відмінку, наприклад:
Абзац десятий пункту 36 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Центральним державним архівам
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого - четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна поштова адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Абзац тринадцятий пункту 36 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
Міністерство юстиції
вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:
Олександру Гончаруку
вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.
У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута “адресат” може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:
Пане (пані) Власне ім’я
або
Пане (пані) Прізвище
або
Пане (пані) посада або звання
або
Панове
Наприклад:
Пане Олексію
Пані Іваненко
Пані директор
Пане полковнику
У разі необхідності перед словом “Пане”, “Пані” або “Панове” може використовуватися слово “Шановний”, “Шановна” або “Шановні” відповідно, наприклад:
Шановна пані Ковальська.
Підрозділ "Адресат" розділу II в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Гриф затвердження документа
37. Документ може бути затверджений розпорядчим документом установи або у випадках, визначених у додатку 2, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.
Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр культури
підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
12 березня 2017 р.
У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів
12 березня 2017 р. № 298
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
Пункт 37 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Резолюція
38. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.
Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.
Створення неконкретних (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) за змістом резолюцій не допускається.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
Короткий зміст документа
39. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради, протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.
Пункт 39 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Відмітка про контроль
40. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
Текст документа
41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою. Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.
Абзац п'ятий пункту 41 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною - конкретні характеристики.
43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова “Продовження додатка”.
Відмітки про наявність додатків
44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.
45. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”, “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.
46. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.
На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю. У разі доповнення нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, новою структурною одиницею з посиланням на додаток або виключення з тексту нормативно-правового акта структурної одиниці, яка містить посилання на додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті нормативно-правового акта змінюються.
Пункт 46 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.
Пункт 46 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
У кінці під текстом додатка нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядку тощо), який затверджується розпорядчим документом, проставляється риска, що свідчить про його закінчення, або підпис керівника структурного підрозділу установи.
Абзац шостий пункту 46 в редакції Постанови КМ № 750 від 28.06.2024
У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додаток, повне найменування якого наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка оформлюється за такою формою:
Абзац восьмий пункту 46 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки:
1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2017 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Пункт 46 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2018 р.
Пункт 46 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
№ 595/04-12 і додаток до нього,
Пункт 46 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
всього на 20 арк. в 1 прим.
Пункт 46 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
47. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність додатка оформлюється за такою формою:
Абзац третій пункту 47 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Підпис
48. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та інструкції з діловодства установи. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом (розпорядженням) керівника установи.
49. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого - у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:
Міністр фінансів
підпис
або
Міністр
підпис
50. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Директор
підпис
Головний бухгалтер
підпис
52. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:
Міністр юстиції
Міністр фінансів
підпис
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
підпис
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
відбиток гербової печатки
відбиток гербової печатки
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:
Голова комісії
підпис
Секретар комісії
підпис
53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням) до найменування посади додаються символи “В. о.”.
54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.
55. У разі створення установою документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
Візи та гриф погодження для документів, що створюються у паперовій формі
56. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в установі (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).
57. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
58. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в установі.
59. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
Начальник загального відділу
Дата
підпис
Зауваження і пропозиції додаються.
60. Порядок візування визначається в Інструкції з діловодства в електронній формі.
61. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
62. Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Міністр юстиції
підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної
комісії Укрдержархіву
Дата №
Пункт 62 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.
64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
65. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
Найменування посади
Дата
66. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.
Строк між датою зовнішнього погодження проекту нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, і датою прийняття такого акта не повинен перевищувати 60 днів.
Пункт 66 розділу II доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 799 від 09.09.2020
Відбиток печатки
67. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 3).
68. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.
69. Наказом (розпорядженням) керівника установи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
Відмітка про засвідчення паперових копій документів
70. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.
У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка “Копія” проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.
Абзац четвертий пункту 70 виключено на підставі Постанови КМ № 1269 від 16.12.2020
71. Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст
відділу організації діловодства
підпис
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства установи, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.
Пункт 71 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
72. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
Пункт 72 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
73. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу
відбиток печатки служби діловодства
підпис
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
Пункт 73 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
74. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, відповідно до вимог інструкції з діловодства установи.
Пункт 74 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
75. Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання документа
76. Відомості про працівника, який створив документ, оформляють у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша паперового документа та складаються з таких елементів: прізвища і власного імені, службового номера телефону та/або адреси службової електронної пошти, наприклад:
Федорчук Василь 044 123 45 67, Fedorchuk@e.gov.ua
У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище працівника, який створив документ, номер його службового телефону та/або адресу службової електронної пошти, наприклад:
Федорчук 044 123 45 67, Fedorchuk@e.gov.ua
Допустимо через кому зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв’язатися з працівником, який створив документ, наприклад:
Федорчук Василь 044 123 45 67, 765 43 21, 095 789 66 14.
Пункт 76 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
77. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:
До справи № 03-10
Або
До справи № 05-19
Лист-відповідь від 20.05.2011
№ 03-10/01/802
Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови
04.03.2011
посада
підпис
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
посада
підпис
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
21.05.2011
05.03.2011
78. Відмітка про надходження паперового документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 148 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
Запис про державну реєстрацію
79. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів. До наказів (розпоряджень, постанов, рішень) нормативно-правового характеру не включаються структурні одиниці, якими затверджуються, змінюються або визнаються такими, що втратили чинність, документи, які державній реєстрації не підлягають, крім наказів (розпоряджень, постанов, рішень) про затвердження форм звітності та інструкцій щодо їх заповнення.
Абзац перший пункту 79 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
Абзац другий пункту 79 виключено на підставі Постанови КМ № 119 від 19.02.2020
У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію в електронній формі запис про державну реєстрацію вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та може у разі потреби бути візуалізований засобами системи електронного діловодства під час візуалізації документа.
Абзац третій пункту 79 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
Складення деяких видів документів
Накази (розпорядження)
80. Накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності установи, з кадрових питань (особового складу) або адміністративно-господарських питань.
Пункт 80 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 1188 від 25.09.2025
81. Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою.
Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі рішень (вказівок) керівника установи організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
82. Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі їх підготовки у паперовій формі та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, редактором, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
Абзац перший пункту 82 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу (розпорядження) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.
83. Уповноваженою особою юридичної служби обов’язково візуються проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу).
84. Якщо в процесі погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).
85. Накази (розпорядження) підписуються керівником установи або державним секретарем міністерства (керівником апарату установи) з питань, що належать до його компетенції. У разі відсутності відповідного керівника накази (розпорядження) підписуються посадовою особою, яка виконує його обов’язки.
Пункт 85 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
86. Накази (розпорядження, постанови, рішення), які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими наказами (розпорядженнями, постановами, рішеннями), але не раніше дня їх офіційного опублікування.
87. Наказ (розпорядження) оформлюється на бланку наказу (розпорядження). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).
88. Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.
89. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина починається із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.
Розпорядча частина починається із слова “наказую”, а розпорядження - “зобов’язую”, яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.
Абзац другий пункту 89 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
90. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці, наприклад:
департаменту забезпечення документообігу;
керівникам структурних підрозділів;
головам районних державних адміністрацій.
91. Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) та неконтрольні (“довести до відома”, “ознайомити” тощо) доручення в наказах не застосовуються.
92. Після набрання чинності наказом (розпорядженням) внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового наказу (розпорядження).
93. Наказ (розпорядження), яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:
1) заголовок наказу починається із слів “Про внесення змін до наказу (розпорядження)...” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;
2) розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з пункту:
“1. Внести до наказу (розпорядження) … такі зміни:” у разі викладення змін у тексті наказу (розпорядження);
“1. Внести до наказу (розпорядження) … зміни, що додаються.” у разі викладення змін у вигляді окремого документа;
Підпункт 2 пункту 93 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
- 3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:
“1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...”;
“2. Пункт 3 виключити”;
“1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...”;
“2) у підпункті 2 пункту 7 слова “у разі потреби” замінити словом “вимагається”;
у разі доповнення нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, новими структурними одиницями або виключення з такого акта структурних одиниць нумерація відповідно змінюється. Зазначена вимога застосовується також у разі внесення змін до структурної одиниці нормативно-правового акта шляхом заміни її кількома структурними одиницями. Під час внесення змін до пункту (підпункту), який налічує декілька абзаців (речень), вказується місцезнаходження цих змін. Одноманітні зміни за текстом нормативно-правового акта об’єднуються в одну структурну одиницю і розміщуються наприкінці тексту;
Підпункт 3 пункту 93 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
4) зміни вносяться до основного нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, а не до акта про внесення змін до нього;
Пункт 93 доповнено підпунктом 4 згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
5) зміни до розпорядчого документа нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, викладаються у розпорядчому документі; зміни у додаток до розпорядчого документа оформлюються під грифом затвердження як додаток до розпорядчого документа, за винятком змін до нормативно-правового акта, які мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок);
Пункт 93 доповнено підпунктом 5 згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
6) у разі внесення змін до кількох нормативно-правових актів, які підлягають державній реєстрації, текст змін наводиться в хронологічному порядку прийняття актів;
Пункт 93 доповнено підпунктом 6 згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
7) у разі внесення змін до нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, шляхом викладення в новій редакції у грифі затвердження робиться посилання на дату і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким було затверджено основний акт, та зазначаються дата і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким затверджується нова редакція нормативно-правового акта. Аналогічні вимоги застосовуються до оформлення відмітки до додатка до розпорядчого документа. У разі доповнення розпорядчого документа нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, новою структурною одиницею щодо затвердження додатка до цього розпорядчого документа у грифі затвердження робиться посилання на дату і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким вносяться зміни до основного розпорядчого документа;
Пункт 93 доповнено підпунктом 7 згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
8) у разі коли зміни вносяться до нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації та який викладено в новій редакції, текст структурної одиниці розпорядчого документа викладається з урахуванням того, що зміни вносяться до тексту його нової редакції з посиланням на розпорядчий документ, яким затверджено першу редакцію, із зазначенням його реєстраційних даних; в дужках зазначається розпорядчий документ, яким затверджено нову редакцію, посилання на його реєстраційні дані та попередні редакції нового нормативно-правового акта не робляться.
Пункт 93 доповнено підпунктом 8 згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
94. У разі видання наказу (розпорядження) про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів “Визнати таким, що втратив чинність,...” або “Скасувати …” відповідно.
Не підлягають визнанню такими, що втратили чинність, структурні одиниці нормативно-правового акта, затвердженого розпорядчим документом, та додатків до нього.
Пункт 94 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
У зв’язку з прийняттям нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, визнаються такими, що втратили чинність, раніше прийняті нормативно-правові акти, якщо вони не узгоджуються з нормами цього акта, виявилися такими, що поглинуті ним або втратили свою актуальність; перелік таких нормативно-правових актів наводиться в окремому пункті (підпункті) розпорядчого документа, яким затверджено новий нормативно-правовий акт, або оформлюються додатком до розпорядчого документа. У переліках нормативно-правових актів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, акти розміщуються в хронологічному порядку їх прийняття. Разом з нормативно-правовим актом, який визнається таким, що втратив чинність, визнаються такими, що втратили чинність, нормативно-правові акти, якими до цього акта внесено зміни.
Пункт 94 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
Не визнаються такими, що втратили чинність, нормативно-правові акти з обмеженим строком дії, строк дії яких минув. Визнання нормативно-правового акта таким, що втратив чинність, не поновлює дію актів, які визнані ним такими, що втратили чинність. Дія окремих структурних одиниць нормативно-правового акта, виключених нормативно-правовим актом, який має обмежений строк дії, відновлюється після закінчення строку його дії.
Пункт 94 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
95. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у наказі (розпорядженні), покладається на службу контролю.
96. Для ознайомлення з наказом (розпорядженням) укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.
97. Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених наказів (розпоряджень). В індивідуальних наказах (розпорядженнях) міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
Пункт 97 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
98. Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... “, “Про прийняття...”. У зведених наказах (розпорядженнях) може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.
99. У тексті наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.
100. Розпорядча частина наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу (розпорядження), і малими - його власне ім’я, по батькові (за наявності) та текст наказу.
Абзац перший пункту 100 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань зазначається підстава для його видання.
Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.
У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
101. У зведених наказах (розпорядженнях) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
102. Спільний наказ (розпорядження) установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “НАКАЗУЄМО” (“ЗОБОВ’ЯЗУЄМО”). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних наказів (розпоряджень) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
У разі коли спільний нормативно-правовий акт, який підлягає державній реєстрації, приймається суб’єктами нормотворення, які видають різні види розпорядчих документів, кількість розпорядчих документів має відповідати кількості суб’єктів нормотворення, при цьому такі розпорядчі документи повинні мати одну дату, однаковий заголовок та однакову структурну одиницю щодо затвердження спільного нормативно-правового акта, внесення до нього змін чи визнання такого акта таким, що втратив чинність, а також однаковий зміст нормативно-правового акта, який цим розпорядчим документом затверджено.
Пункт 102 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020
103. Механізм подання нормативно-правових актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також інших органів, акти яких відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації в Мін’юсті, його територіальних органах, встановлюється Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731 (ЗП України, 1993 р., № 1-2, ст. 28; Офіційний вісник України, 1998 р., № 42, ст. 1551; 2008 р., № 25, ст. 770), та порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, визначеним Мін’юстом.
104. Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
105. Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії наказу установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.
Протоколи
106. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
107. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.
108. Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).
Пункт 108 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
109. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.
110. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
111. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
112. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
113. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, присутніх, а також запрошених осіб (із зазначенням посади та найменування установи).
Абзац перший пункту 114 в редакції Постанови КМ № 1188 від 25.09.2025
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім’я присутніх постійних членів колегіального органу, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Абзац другий пункту 114 в редакції Постанови КМ № 1188 від 25.09.2025
Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.
115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
116. Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
117. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.
118. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням прізвища та власного імені промовця у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
Рішення колегіального органу приймаються з кожного питання окремо. Після ухвалення рішення зазначають результати голосування: “за”, “проти”, “утримався”.
Пункт 118 в редакції Постанови КМ № 1188 від 25.09.2025
119. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
120. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.
121. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
122. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи
123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.
124. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, службовий лист оформлюється у паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Пункт 125 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
126. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
127. Як правило, у листі порушується одне питання.
128. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити...” “роз’яснюємо, що...”, або від третьої особи однини - “міністерство інформує...”, “управління вважає за доцільне”.
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - “прошу...”, “пропоную...”.
129. Службові листи підписуються відповідно до інструкції з діловодства установи. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
130. Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи, який координує роботу структурного підрозділу установи, в якому створено відповідний лист.
Документи до засідань колегіальних органів
131. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.
132. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім’я доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом.
Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів апарату цього органу.
Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
133. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;
довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та у разі потреби іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
134. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря колегіального органу.
135. У разі проведення закритого засідання колегіального органу або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
136. За підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів його апарату.
137. Секретар колегіального органу здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
138. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 104-120 цієї Інструкції.
139. Рішення колегій установ реалізуються шляхом видання наказів установ, розпоряджень керівників установ, якими вони вводяться в дію.
140. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.
Документи про службові відрядження
141. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи установи.
142. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи установи, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на власне ім’я керівника установи, державного секретаря міністерства або керівника апарату установи, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження передається адресату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Пункт 143 виключено на підставі Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
144. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного наказом установи, готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до кадрової та бухгалтерської служб установи відповідно.
III. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
145. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі, визначених Інструкцією з діловодства в електронній формі. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені цією Інструкцією.
146. Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів в установі найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);
уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;
централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);
усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.
Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
147. Доставка документів до установи здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.
Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
148. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано службою діловодства.
Абзац перший пункту 148 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Порядок розкриття конвертів визначається інструкцією з діловодства установи.
Абзац другий пункту 148 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
149. У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі відсутності в установі системи електронного діловодства документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються службою діловодства як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою служби діловодства.
150. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.
Абзац другий пункту 150 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства.
151. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
152. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.
Попередній розгляд документів
153. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.
154. Під час попереднього розгляду визначається:
чи має документ бути допущений до реєстрації;
чи потребує розгляду керівництвом установи або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків в установі;
чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).
Пункт 154 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
155. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено у додатку 4.
Реєстрація документів
156. Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі у системі електронного діловодства із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.
Абзац перший пункту 156 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Абзац другий пункту 156 виключено на підставі Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-моніторинговій картці визначається інструкцією з діловодства установи.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.
157. Реєстрація документів проводиться централізовано службою діловодства.
Структурні підрозділи установи реєструють створені ними доповідні та службові записки.
Місце реєстрації окремих груп спеціалізованих документів (накази (розпорядження), договори, звіти, прейскуранти, заяви тощо) визначається інструкцією з діловодства установи.
158. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.
159. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
160. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до установи;
накази (розпорядження) з основних питань діяльності установи;
накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
рішення колегії;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію.
161. Реєстрація документа здійснюється з використанням системи електронного діловодства установи (додатки 5 і 6) або у разі її відсутності централізовано із застосуванням веб-порталу відповідно до інструкції діловодства установи.
Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається у разі неможливості вести електронну реєстрацію та лише в умовах та протягом строку воєнного чи надзвичайного стану на території, де розташована установа, та протягом шести місяців після скасування воєнного чи надзвичайного стану на відповідній території.
Пункт 161 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
162. У разі застосування системи електронного діловодства установи формується єдина централізована база реєстраційних даних установи, що забезпечує працівників інформацією про всі документи установи та їх місцезнаходження.
Організація передачі документів та їх виконання
163. Для забезпечення своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву установи і структурним підрозділам.
164. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.
Пункт 164 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
165. Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.
166. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.
167. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.
168. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.
169. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).
170. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
171. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику.
172. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
173. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.
174. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
175. Автор документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові згідно з діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.
Організація моніторингу виконання документів
176. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
177. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
178. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника установи, державного секретаря міністерства або керівника апарату установи.
179. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 7.
Індивідуальні строки встановлюються керівником установи, державним секретарем міністерства, керівником апарату установи або працівником служби контролю із зазначенням чіткого часового проміжку, в межах якого визначається відповідний строк виконання документів.
Абзац третій пункту 179 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
180. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.
181. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
182. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
183. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.
184. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Керівнику Офісу Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.
Пункт 184 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
185. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції керівника установи, державного секретаря міністерства або керівника апарату установи.
186. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, доручення вищих органів влади, доручення керівника установи тощо).
187. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
188. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.
189. За запитом структурного підрозділу служба контролю надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.
190. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву установи (додаток 8).
Інформаційно-довідкова робота з документами
191. Засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
192. Вихідні документи у паперовій формі, створені в установі у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.
193. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється службою діловодства установи відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.
194. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
195. Не допускається:
надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;
дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.
196. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;
наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;
відповідність кількості примірників кількості адресатів;
наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах установи.
197. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.
198. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
199. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.
200. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
201. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.
202. Години прийому службою діловодства вихідних документів, інших поштових відправлень від виконавців визначаються інструкцією з діловодства установи.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
203. Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів в установах визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які застосовуються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
204. Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додатки 9 і 10).
205. Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до державного архіву.
206. Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
207. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.
У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.
Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.
Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Державної архівної служби”.
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису”.
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік.
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей згідно з типовими та галузевими переліками видів документів з нормативно встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства.
Абзац двадцять третій пункту 207 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу установи чи інших установ для їх продовження, про обчислення строку зберігання, зазначеного у графі 4, що коментують і уточнюють строки зберігання документів, тощо.
Абзац двадцять четвертий пункту 207 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
Формування справ
208. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
209. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).
210. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
211. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
212. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
213. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
214. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
215. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.
216. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
217. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
218. Особові справи державних службовців формуються у порядку, визначеному НАДС.
219. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.
220. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та архівним підрозділом установи.
Зберігання документів в установах
221. Документи з часу створення (надходження до установи) і до передачі до архівного підрозділу установи зберігаються за місцем формування справ у структурних підрозділах установи або службі діловодства установи відповідно до номенклатури справ. Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.
Пункт 221 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
222. Зберігання документів і справ в установі забезпечує служба діловодства установи.
223. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
224. Фонограми засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
225. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника служби діловодства, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
226. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
227. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
228. Основні засади проведення експертизи цінності, складення описів справ, оформлення справ та передачі справ до архівного підрозділу установи визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Цією Інструкцією визначаються окремі особливості підготовки справ, сформованих у паперовій формі, до передачі для архівного зберігання, які застосовуються за наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
229. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.
230. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.
231. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу установи.
232. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
233. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.
234. За результатами експертизи цінності документів в установі складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, у паперовій формі (додаток 11).
Пункт 234 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
235. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією установи одночасно.
Після схвалення/погодження експертно-перевірною комісією державного архіву описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та затвердження його керівником установи установа має право знищити визначені таким актом документи.
Пункт 235 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1188 від 25.09.2025
Пункт 235 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 404 від 08.04.2025, № 1188 від 25.09.2025
236. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи всієї установи. Найменування структурного підрозділу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Складення описів справ, що складені у паперовій формі
237. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
238. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.
239. Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою (додаток 12) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного підрозділу установи.
240. Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприкладі, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2011 році, матимуть номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.
241. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);
графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;
у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);
графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
242. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
243. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
244. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.
245. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу установи, а інший залишається як контрольний примірник у службі діловодства.
246. На основі описів справ структурних підрозділів архівний підрозділ установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
247. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання - у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) - у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.
248. Установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.
Оформлення справ, складених у паперовій формі
249. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.
250. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
Пункт 250 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
251. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
252. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис “є документи за __ роки”.
253. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
254. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом установи - номер опису і фонду.
255. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
256. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.
Передача справ, складених у паперовій формі, до архівного підрозділу установи
257. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного підрозділу установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
258. Передача справ до архівного підрозділу установи здійснюється за графіком, затвердженим керівником установи.
259. За письмовим зверненням структурного підрозділу архівний підрозділ установи оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.
260. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу установи в присутності працівника установи, який передає упорядковані та оформлені справи.
261. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу установи за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архівного підрозділу установи, розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.
Справи, що передаються до архівного підрозділу установи, повинні бути зв’язані належним чином.
Установи зобов’язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.
Додаток 1
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 8)
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
оформлення документів
1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
2. При оформленні застосовується шрифт:
напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа;
напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа.
3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:
1 - для складових тексту документа, реквізиту “Додаток” та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;
1,5 - для складових частин реквізитів “Адресат” та “Гриф затвердження”;
1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного.
4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті “Підпис” розміщується на рівні останнього рядка назви посади.
Пункт 4 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:
125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту “Підпис”;
100 міліметрів - для реквізита “Гриф затвердження”;
90 міліметрів - для реквізиту “Адресат”;
10 міліметрів для абзаців у тексті;
Абзац п'ятий пункту 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
0 міліметрів:
Абзац шостий пункту 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
для слів: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”;
Абзац пункту 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019
для реквізитів: “Дата документа”, “Короткий зміст документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Відомості про працівника, який створив документ”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, слово “Додаток”, реквізити “Додаток” та слово “Підстава” запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті “Підпис”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом” та для першого реквізита “Гриф затвердження”, якщо їх в документі два.”;
Абзац пункту 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025
8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.
10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит “Підпис” повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.
11. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа.
Для проектів актів та обов’язкових додатків до них, що розробляються органами виконавчої влади, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України поряд із QR-кодом розміщуються його реквізити, наприклад:
Пункт 11 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Мінцифри № 003845.0011-П від 20.07.2020
Підписав: Петренко Петро Петрович
Сертифікат: 341C050E72C685404000000 A6D05009B940D00
Дійсний: з 12.12.2020 12:38:06 по 12.12.2021 12:38:06.
Пункт 11 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020
Додаток доповнено пунктом 11 згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Додаток 2
до Типової інструкції з діловодства
в міністерствах, інших центральних
та місцевих органах виконавчої влади
(пункт 37)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа затвердження посадової особи за умови їх підготовки у паперовій формі
1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
4. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
5. Розцінки на виконання робіт.
6. Статути (положення) установ.
7. Структура установи.
Додаток 3
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 67)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі або засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи у разі їх створення в електронній формі
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
3. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
7. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
11. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
13. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
14. Протоколи (погодження планів поставок).
15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
16. Специфікації (виробів, продукції тощо).
17. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
18. Статути установ.
19. Титульні списки.
20. Трудові книжки.
21. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025
Додаток 4
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 155)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства
№
Вид документа
Спеціальний облік*
Зведення та інформація, надіслані до відома
не підлягають реєстрації чи обліку у будь-який інший спосіб
Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо
Прейскуранти (копії)
Норми витрати матеріалів
Вітальні листи і запрошення
Місячні, квартальні, піврічні звіти
Графіки, наряди, заявки, рознарядки
Форми статистичної звітності
Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)
бібліотека (обліковуються лише у разі її наявності)
Наукові звіти за темами
служба науково-технічної інформації (обліковуються лише у разі її наявності)
Навчальні плани, програми (копії)
кадрова служба
Договори
бухгалтерська служба
- У разі відсутності в установі відповідного спеціалізованого підрозділу спеціальний облік здійснюється службою діловодства або за рішенням керівника установи не здійснюється.
Додаток 5
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 161)
ПРИМІРНИЙ СКЛАД
запису про реєстрацію вхідних документів*
1. Вид документа.
2. Дата та час надходження документа в установу.
3. Дата реєстрації документа.
4. Реєстраційний індекс документа.
5. Кореспондент.
6. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.
7. Короткий зміст.
8. Відповідальний підрозділ установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.
9. Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.
10. Відмітка про виконання документа.
11. Справа №.
- Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.
Додаток 6
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 161)
ПРИМІРНИЙ СКЛАД
запису про реєстрацію вихідних документів, створених установою*
1. Дата реєстрації документа.
2. Реєстраційний індекс документа.
3. Адресат.
4. Короткий зміст.
5. Відповідальний підрозділ установи, яким підготовлено документ.
6. Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу установи, який підготував документ.
7. Дата та час надходження документа адресату.
8. Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.
9. Відмітка про виконання документа адресатом.
10. Справа №.
- Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.
Додаток 7
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 179)
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Акти та доручення Президента України - згідно з вимогами Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19 лютого 2002 р. № 155.
Пункт 1 в редакції Постанови КМ № 123 від 05.02.2020
2. Запит або звернення:
народного депутата України - згідно з вимогами Закону України “Про статус народного депутата України”;
Абзац другий пункту 2 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - згідно з вимогами Закону України “Про статус депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим”;
Абзац третій пункту 2 в редакції Постанови КМ № 123 від 05.02.2020
депутата місцевої ради - згідно з вимогами Закону України “Про статус депутатів місцевих рад”.
Абзац четвертий пункту 2 в редакції Постанови КМ № 123 від 05.02.2020
3. Якщо запит (звернення) народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду.
Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - протягом 15 днів з дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено інший строк.
6. Погодження проектів актів заінтересованими органами - у строк, установлений їх головними розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.
7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію - протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.
Додаток 8
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 190)
ІНФОРМАЦІЯ
про стан виконання завдань на ..20__
№
Найменування та індекс структурного підрозділу
Стан виконання завдань (документів)
усього
з них
виконано
строк подовжено
строк порушено
Найменування посади
керівника служби діловодства
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
..20__
Додаток 8 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019
Додаток 9
до Типової інструкції з діловодства
в міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
(пункт 204)
ПРИМІРНА ФОРМА
номенклатури справ структурного підрозділу у паперовій формі
Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019; в редакції Постанови КМ № 1188 від 25.09.2025
Додаток 10
до Типової інструкції з діловодства
в міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
від 25 вересня 2025 р. № 1188)
(пункт 204)
ПРИМІРНА ФОРМА
зведеної номенклатури справ установи у паперовій формі
Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019; в редакції Постанови КМ № 1188 від 25.09.2025
Додаток 11
до Типової інструкції з діловодства
в міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
від 25 вересня 2025 р. № 1188)
(пункт 234)
АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019; в редакції Постанови КМ № 1188 від 25.09.2025
Додаток 12
до Типової інструкції з діловодства
в міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
від 25 вересня 2025 р. № 1188)
(пункт 239)
ПРИМІРНА ФОРМА
опису справ структурного підрозділу у паперовій формі
Додаток 12 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019; в редакції Постанови КМ № 1188 від 25.09.2025
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 17 січня 2018 р. № 55
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
РЕГЛАМЕНТ
організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі
1. Цей Регламент визначає загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ).
Особливості створення, ведення, формування баз даних, інформаційно-комунікаційних систем та інформаційних систем як складових системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) визначається цим Регламентом та іншими актами законодавства.
2. У цьому Регламенті терміни вживаються у такому значенні:
1) система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) (далі - система взаємодії) - інформаційно-комунікаційна система, призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки;
2) веб-портал - спеціальний веб-модуль системи взаємодії;
3) користувач системи взаємодії - визначена відповідальна особа учасника системи взаємодії;
4) розробник системи електронного документообігу - юридична особа або фізична особа - підприємець, що здійснює створення та/або адміністрування, та/або технічне адміністрування системи електронного документообігу;
5) технічний регламент роботи системи взаємодії - вимоги щодо порядку функціонування та експлуатації системи взаємодії, що визначає організаційні та технічні умови забезпечення електронної взаємодії, а також порядок підключення учасників системи взаємодії до системи взаємодії;
6) учасник системи взаємодії - особа, що в установленому порядку підключилася до системи взаємодії;
7) ядро системи взаємодії - організована сукупність програмно-апаратного забезпечення та його налаштувань, що формує середовище обміну даними між суб’єктами системи взаємодії, зокрема накопичення та розповсюдження між системами безпечного обміну учасників системи взаємодії даних, пов’язаних із забезпеченням функціонування системи взаємодії.
Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України “Про інформацію”, “Про Національну програму інформатизації”, “Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах”, “Про електронні комунікації”, “Про захист персональних даних”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”, “Про адміністративні послуги”, “Про основні засади забезпечення кібербезпеки України”,Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770), Положенні про інтегровану систему електронної ідентифікації, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2023 р. № 1150 (Офіційний вісник України, 2023 р., № 101, ст. 6026).
3. Власником (держателем) системи взаємодії є держава в особі Мінцифри.
Програмне забезпечення системи взаємодії використовується державним підприємством “ДІЯ”.
Володільцями інформації системи взаємодії є учасники системи взаємодії, яким належать права на інформацію.
4. Суб’єктами системи взаємодії є:
держатель системи взаємодії;
адміністратор системи взаємодії;
учасники системи взаємодії;
користувачі системи взаємодії.
5. Держатель системи взаємодії:
1) забезпечує подальший розвиток та вдосконалення системи взаємодії;
2) здійснює підготовку проектів нормативно-правових актів щодо функціонування системи взаємодії;
3) здійснює методичне та методологічне забезпечення функціонування системи взаємодії;
4) проводить систематичний моніторинг та аналіз ефективності функціонування системи взаємодії;
5) вирішує питання, пов’язані з фінансуванням системи взаємодії та адміністратора системи взаємодії за рахунок коштів державного бюджету та інших джерел, не заборонених законодавством.
6. Адміністратором системи взаємодії є державне підприємство “ДІЯ”.
7. Адміністратор системи взаємодії здійснює виконання таких функцій:
1) забезпечення функціонування системи взаємодії та захисту інформації, що в ній обробляється, відповідно до вимог законодавства;
2) укладення договорів щодо підключення учасників системи взаємодії до системи взаємодії, а також надання відповідних послуг.
8. Адміністратор системи взаємодії відповідно до визначених функцій:
- 1) забезпечує:
створення (модернізацію, модифікацію, розвиток), адміністрування і забезпечення функціонування системи взаємодії;
впровадження системи управління інформаційною безпекою з підтвердженою відповідністю;
електронну інформаційну взаємодію між суб’єктами системи взаємодії;
доступ учасників системи взаємодії до системи взаємодії відповідно до цього Регламенту;
збереження інформації, що обробляється в системі взаємодії;
- 2) здійснює:
модернізацію, модифікацію, розвиток програмного забезпечення системи взаємодії;
реєстрацію користувачів системи взаємодії;
підключення/відключення учасників системи взаємодії до/від системи взаємодії відповідно до законодавства;
ведення електронного обліку учасників системи взаємодії, які приєднані до системи взаємодії, з фіксацією відомостей про дату і час отримання доступу до системи взаємодії користувачами системи взаємодії;
публікацію на офіційному веб-сайті адміністратора системи взаємодії інформації про поточних учасників системи взаємодії із зазначенням дати підключення, візуальним виділенням учасників системи взаємодії, які підключилися протягом останніх 30 днів;
технічну підтримку системи взаємодії;
технічну та інформаційну підтримку учасників системи взаємодії та користувачів системи взаємодії за допомогою веб-ресурсів, месенджерів, електронної пошти тощо;
3) проводить постійний моніторинг технічного стану системи взаємодії;
4) надає консультації учасникам системи взаємодії та користувачам системи взаємодії під час її функціонування та модернізації, модифікації, розвитку;
5) надає держателю системи взаємодії пропозиції стосовно подальшої модернізації, модифікації, розвитку системи взаємодії;
6) визначає технічний регламент роботи системи взаємодії за погодженням з держателем системи взаємодії;
7) здійснює інші заходи, пов’язані з функціонуванням системи взаємодії та наданням відповідних послуг учасникам системи взаємодії.
9. Учасники системи взаємодії, які не мають системи електронного документообігу, використовують для електронної взаємодії з іншими учасниками веб-портал.
10. Система взаємодії функціонує безперервно, крім випадків проведення регламентних (технічних) робіт.
11. Обмін інформацією в системі взаємодії здійснюється через Інтернет.
12. Учасники системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи взаємодії.
13. Інформація, яка обробляється в системі взаємодії, повинна бути захищена відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації шляхом впровадження системи управління інформаційною безпекою та підтвердження її відповідності.
14. Завданням системи взаємодії є автоматизація процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки.
Створення, надсилання, передача, одержання, оброблення, зберігання, знищення конфіденційної інформації може здійснюватися за умови забезпечення захисту інформації відповідно до законодавства.
15. Система взаємодії є пріоритетним засобом взаємодії між органами виконавчої влади та іншими державними органами, що в установленому порядку підключилися до системи взаємодії.
16. Система взаємодії має такі функціональні можливості:
1) передача даних в електронній формі та обмін електронними документами між учасниками системи взаємодії;
2) приймання/передача організаційно-розпорядчих електронних документів Секретаріату Кабінету Міністрів України та центральних органів виконавчої влади;
3) організація погодження проектів нормативно-правових актів між центральними органами виконавчої влади;
4) зберігання електронних документів та їх підготовка до передачі в електронний архів;
5) доступ до підсистеми розсилки матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України.
17. Підключення до системи взаємодії учасників системи взаємодії, а також надання їм послуг з реєстрації користувачів системи взаємодії, технічної підтримки користувачів системи взаємодії, передачі даних в системі взаємодії та надання інших супутніх послуг, необхідних для належного функціонування системи взаємодії, здійснюється на підставі договору, укладеного з адміністратором системи взаємодії.
За підключення до системи взаємодії учасників системи взаємодії, а також надання їм послуг з реєстрації користувачів системи взаємодії, технічної підтримки користувачів системи взаємодії, передачі даних в системі взаємодії та надання інших супутніх послуг, необхідних для належного функціонування системи взаємодії, справляється плата у розмірах, визначених адміністратором системи взаємодії.
Від плати за підключення учасників системи взаємодії до системи взаємодії, а також надання послуг з реєстрації користувачів системи взаємодії, технічної підтримки користувачів системи взаємодії, передачі даних в системі взаємодії та надання інших супутніх послуг, необхідних для належного функціонування системи взаємодії, звільняються органи державної влади, юрисдикція яких поширюється на всю територію України, органи, що забезпечують їх діяльність, Офіс Президента України, Секретаріат Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Офіс Генерального прокурора, Спеціалізована антикорупційна прокуратура, Національний банк, Фонд гарантування вкладів фізичних осіб, Генеральний штаб Збройних Сил, головний орган військового управління Національної гвардії, Служба зовнішньої розвідки, Державний центр зайнятості, місцеві держадміністрації, органи місцевого самоврядування, а також територіальні органи центральних органів виконавчої влади, підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління зазначених органів, за умови використання ними систем електронного документообігу, власниками (держателями) яких є центральні або місцеві органи виконавчої влади.
Підключення до системи взаємодії здійснюється шляхом інтеграції системи електронного документообігу учасника системи взаємодії з системою взаємодії за умови наявності відомостей про таку систему електронного документообігу в переліку сумісних систем електронного документообігу, розміщеного на веб-сайті адміністратора системи взаємодії або шляхом підключення через веб-портал.
Адміністратор системи взаємодії вносить до переліку перевірених на сумісність систем електронного документообігу, розміщеного на веб-сайті адміністратора системи взаємодії, відомості про систему електронного документообігу, щодо якої адміністратором системи взаємодії проведено перевірку відповідно до технічного регламенту роботи системи взаємодії.
Проведення перевірки на сумісність системи електронного документообігу відповідно до технічного регламенту роботи системи взаємодії здійснюється на підставі договору, укладеного розробником системи електронного документообігу з адміністратором системи взаємодії.
За проведення перевірки на сумісність системи електронного документообігу відповідно до технічного регламенту роботи системи взаємодії справляється плата у розмірах, визначених адміністратором системи взаємодії.
У разі коли розробниками систем електронного документообігу є учасники електронної взаємодії, визначені в абзаці третьому цього пункту, проведення перевірки на сумісність таких систем електронного документообігу відповідно до технічного регламенту роботи системи взаємодії здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, передбачених держателю системи взаємодії на забезпечення функціонування системи взаємодії.
18. Система взаємодії складається з інформаційно-комунікаційних систем, які організаційно-технічно складаються з ядра системи взаємодії, підсистеми забезпечення підключення користувачів системи взаємодії до системи взаємодії з використанням веб-порталу, підсистеми погодження нормативно-правових актів, підсистеми розсилки матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України, електронного кабінету користувача системи взаємодії, інших інформаційних систем, які діють як єдине ціле, та у взаємодії з іншими інформаційними, інформаційно-комунікаційними системами в порядку електронної інформаційної взаємодії.
19. Система взаємодії розміщується в інфраструктурі адміністратора системи взаємодії, що належить йому на праві власності або використовується на підставі договору про отримання хмарних послуг, з дотриманням вимог щодо захисту інформації.
20. Підсистема забезпечення підключення користувачів системи взаємодії до системи взаємодії з використанням веб-порталу призначена для забезпечення підключення користувачів системи взаємодії до системи взаємодії у разі відсутності в учасника системи взаємодії системи електронного документообігу.
21. Підсистема погодження нормативно-правових актів призначена для:
1) забезпечення створення проектів нормативно-правових актів, їх погодження, забезпечення проведення експертиз та внесення Кабінетові Міністрів України в електронній формі;
2) забезпечення опрацювання проектів нормативно-правових актів та їх подальшого виконання;
3) створення єдиної бази даних проектів нормативно-правових актів та забезпечення захисту інформації;
4) накладення кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на проекти нормативно-правових актів;
5) забезпечення автоматичної реєстрації пакетів матеріалів проекту нормативно-правового акта;
6) забезпечення автоматичного надсилання сповіщення Секретаріату Кабінету Міністрів України про стан опрацювання проектів нормативно-правових актів;
7) забезпечення здійснення автоматичного контролю за дотриманням строків погодження проектів нормативно-правових актів;
8) забезпечення автоматичного відправлення проектів нормативно-правових актів в електронний архів.
22. Підсистема розсилки матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України призначена для забезпечення доступу до матеріалів засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів.
23. Електронний кабінет користувача системи взаємодії призначений для:
1) авторизації в системі взаємодії за допомогою інтегрованої системи електронної ідентифікації;
2) накладення кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, за допомогою інтегрованої системи електронної ідентифікації;
3) обміну електронними документами та повідомленнями;
4) надання актів та рахунків в електронній формі для проведення розрахунків з учасниками системи взаємодії.
Фінансове забезпечення
24. Фінансування заходів, пов’язаних із створенням (модернізацією, модифікацією, розвитком) системи взаємодії, а також адмініструванням, забезпеченням функціонування, здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, міжнародної технічної допомоги та/або інших джерел, не заборонених законодавством.
Регламент в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 17 січня 2018 р. № 55
ЗМІНИ,
що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України
1. У Положенні про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731 (ЗП України, 1993 р., № 1-2, ст. 28; Офіційний вісник України, 1998 р., № 42, ст. 1551; 2004 р., № 43, ст. 2840; 2006 р., № 50, ст. 3313; 2008 р., № 25, ст. 770; 2016 р., № 41, ст. 1544):
1) у пункті 3 слова “у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою” замінити словами “в електронній (через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади) або паперовій формі в порядку, визначеному Мін’юстом”;
2) пункт 12 викласти в такій редакції:
“12. У разі коли нормативно-правовий акт відповідає вимогам, зазначеним у цьому Положенні, орган державної реєстрації приймає рішення про його державну реєстрацію та заносить його до державного реєстру (додаток 1).
Основною формою ведення державного реєстру є електронна. Кожен запис державного реєстру засвідчується спеціально для цього призначеною електронною печаткою органу державної реєстрації. Відповідне засвідчення здійснює уповноважена особа органу державної реєстрації.
У разі необхідності з відповідного реєстру робляться витяги в електронній та паперовій формах.
У разі подання нормативно-правового акта в електронній формі з державного реєстру одразу за фактом засвідчення запису про державну реєстрацію відповідного акта автоматично надсилається повідомлення органу видання цього акта через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з такими реєстраційними даними: дата державної реєстрації, номер акта згідно з державним реєстром. Реєстраційні дані нормативно-правового акта автоматично завантажуються до реєстраційно-моніторингової картки відповідного акта у системі електронного документообігу органу видання цього акта та не можуть бути спотворені шляхом їх редагування.
У разі подання нормативно-правового акта в паперовій формі на перший аркуш оригіналу акта наносять відмітку (штамп) про реєстраційні дані (додаток 2).”;
- 3) пункт 14 викласти в такій редакції:
“14. У разі подання нормативно-правового акта в паперовій формі наступного дня після державної реєстрації оригінал нормативно-правового акта з реєстраційними даними повертається органу, що його видав.”;
- 4) у додатках до Положення:
у додатку 1 слово і цифру “Додаток № 1” замінити словом і цифрою “Додаток 2”;
у додатку 2 слово і цифру “Додаток № 2” замінити словом і цифрою “Додаток 1”.
Пункт 2 втратив чинність на підставі Постанови КМ № 992 від 07.11.2018
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 17 січня 2018 р. № 55
ПЕРЕЛІК
актів Кабінету Міністрів України, що втратили чинність
1. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади” (Офіційний вісник України, 2004 р., № 44, ст. 2895).
2. Пункт 35 змін, що вносяться до актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2006 р. № 1700 (Офіційний вісник України, 2006 р., № 50, ст. 3324).
3. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 липня 2009 р. № 733 “Про електронний обмін службовими документами в органах виконавчої влади” (Офіційний вісник України, 2009 р., № 54, ст. 1867).
4. Пункт 17 змін, що вносяться до актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 21 липня 2010 р. № 675 “Деякі питання діяльності Державного комітету з питань науки, інновацій та інформатизації” (Офіційний вісник України, 2010 р., № 58, ст. 2025).
5. Пункт 11 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України з питань доступу до інформації, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 7 вересня 2011 р. № 938 (Офіційний вісник України, 2011 р., № 69, ст. 2624).
6. Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” (Офіційний вісник України, 2011 р., № 94, ст. 3433).
7. Розпорядження Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2011 р. № 1363 “Питання впровадження системи електронної взаємодії органів виконавчої влади” (Офіційний вісник України, 2012 р., № 5, ст. 180).
8. Постанова Кабінету Міністрів України від 18 липня 2012 р. № 670 “Деякі питання електронної взаємодії органів виконавчої влади” (Офіційний вісник України, 2012 р., № 56, ст. 2249).
9. Пункт 5 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 4 лютого 2013 р. № 75 (Офіційний вісник України, 2013 р., № 10, ст. 381).
10. Пункт 9 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 9 липня 2014 р. № 249 (Офіційний вісник України, 2014 р., № 57, ст. 1554).
11. Постанова Кабінету Міністрів України від 23 вересня 2014 р. № 484 “Про внесення зміни до пункту 52 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” (Офіційний вісник України, 2014 р., № 78, ст. 2240).
12. Пункт 10 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 874 (Офіційний вісник України, 2015 р., № 89, ст. 2967).
13. Постанова Кабінету Міністрів України від 9 грудня 2015 р. № 1018 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 18 липня 2012 р. № 670” (Офіційний вісник України, 2015 р., № 101, ст. 3478).
14. Постанова Кабінету Міністрів України від 22 липня 2016 р. № 468 “Про внесення змін до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” (Офіційний вісник України, 2016 р., № 60, ст. 2061).