Про затвердження Порядку формування та ведення особових справ поліцейських
Тип: МВС України
Видавник: Міністерство внутрішніх справ України
Номер: z0828-16
Прийнято: 2016-05-12
Чинна редакція від: 2024-10-11
Стан: in_force
Rada ID: z0828-16
МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
12.05.2016 № 377
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
08 червня 2016 р.
за № 828/28958
Про затвердження Порядку формування та ведення особових справ поліцейських
_Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства внутрішніх справ
Відповідно до статті 79 Закону України «Про Національну поліцію», з метою визначення порядку формування та ведення особових справ поліцейських НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок формування та ведення особових справ поліцейських, що додається.
2. Департаменту формування політики щодо підконтрольних Міністрові органів влади та моніторингу МВС (Боднар В.Є.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Національної поліції України Х. Деканоідзе.
Міністр
А.Б. Аваков
ПОГОДЖЕНО:
Голова Національної поліції України
підполковник поліції
\
Х.Деканоідзе
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства внутрішніх
справ України
12.05.2016 № 377
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
08 червня 2016 р.
за № 828/28958
ПОРЯДОК
формування та ведення особових справ поліцейських
І. Загальні положення
1. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 79 Закону України «Про Національну поліцію» з метою забезпечення належного формування та ведення особових справ поліцейських, а також кандидатів на службу в поліції, що направляються на навчання до закладів вищої освіти із специфічними умовами навчання, які здійснюють підготовку поліцейських.
Пункт 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
2. Особова справа є документом, в якому відображається проходження служби поліцейським.
3. До особової справи вноситься автобіографічна інформація поліцейського та членів його сім’ї, інформація про проходження служби, трудову діяльність та інша інформація, що характеризує професійні, освітні та особисті якості особи, місце її проживання, а також інша необхідна інформація, визначена законом та іншими нормативно-правовими актами.
4. Особові справи поліцейських формуються та ведуться підрозділами кадрового забезпечення органів та підрозділів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України (далі – органи поліції), за встановленою формою (додаток 1).
5. За матеріалами особової справи приймаються рішення щодо подальшого проходження служби поліцейським, готуються подання про присвоєння йому спеціальних звань поліції, нагородження, обчислення вислуги років у поліції для встановлення надбавки за стаж служби, надання додаткової оплачуваної відпустки.
ІІ. Зміст особової справи
1. Особова справа поліцейського складається з п’яти частин, у яких зберігаються:
1) у першій частині – послужний список (додаток 2);
2) у другій частині:
документи, що підтверджують проходження післядипломної освіти;
Абзац другий підпункту 2 пункту 1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
подання про присвоєння спеціальних звань поліції, у тому числі в порядку заохочення, нагородні листи;
рапорт поліцейського та подання про призначення на посади, переміщення по службі та звільнення зі служби в поліції;
атестаційні листи і характеристики;
- 3) у третій частині:
заява про прийняття на службу;
автобіографія (додаток 3);
анкета (додаток 4);
документи про проходження медичного та психофізіологічного обстеження, перевірку рівня фізичної підготовки;
результати проходження професійно-психологічного відбору;
контракт про проходження служби в поліції;
документи, що підтверджують проходження первинної професійної підготовки;
Абзац восьмий підпункту 3 пункту 1 розділу II в редакції Наказу Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
зобов’язання щодо дотримання обмежень, пов’язаних зі службою в поліції;
текст Присяги із власноручним підписом поліцейського, який її склав;
4) у четвертій частині (архівні матеріали) - витяги з наказів, копії рішень поліцейських комісій, висновки дисциплінарних комісій, матеріали службових розслідувань (за потреби), копії наказів про застосування дисциплінарних стягнень з особистим підписом поліцейського про ознайомлення з цим наказом (оригінал акта про відмову особи від ознайомлення з наказом), документи про підтвердження окремих періодів проходження служби, копія розрахунку вислуги років для призначення пенсії, довідки про стан здоров’я, поранення, копії паспорта громадянина України, атестата і дипломів про освіту з додатками до них, свідоцтв про народження, укладення (розірвання) шлюбу, військово-облікового документа, документів, що підтверджують статус ветерана війни, учасника бойових дій, учасника ліквідації аварії на ЧАЕС, інші матеріали, визначені законом та іншими нормативно-правовими актами, що мають значення для характеристики особи та проходження нею служби, інформація про отримання особистих документів та матеріали проведення розрахунку при звільненні зі служби в поліції, копія розписки підрозділу кадрового забезпечення органу поліції про отримання особистого розпорядження поліцейського (у разі його складання) на випадок своєї загибелі (смерті) про виплату одноразової грошової допомоги особі (особам) за його вибором з визначенням розміру частки таких осіб у відсотках (далі - особисте розпорядження), копія рапорту поліцейського щодо засвідчення справжності підпису керівником органу поліції на особистому розпорядженні та його подальшої передачі для зберігання в особовій справі, рапорт про скасування особистого розпорядження, попереднє особисте розпорядження (у разі його складання), упаковані в окремий конверт;
Підпункт 4 пункту 1 розділу II в редакції Наказів Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019, № 618 від 10.09.2024
5) у п’ятій частині (матеріали спеціальної перевірки) – матеріали спеціальної перевірки, перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» та декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру.
Пункт 2 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства внутрішніх справ № 618 від 10.09.2024
ІІІ. Основні вимоги щодо порядку ведення та збереження особових справ поліцейських
1. На внутрішньому боці титульної сторінки особової справи розміщується фотокартка поліцейського розміром 9х12 см (в анфас) в однострої, що відповідає наявному спеціальному званню поліції.
На звороті фотокартки працівник підрозділу кадрового забезпечення здійснює запис про засвідчення особи, яку на ній зображено, та скріплює його печаткою.
2. Між титульною сторінкою та першою частиною особової справи вкладається біографічна довідка.
3. У кінці особової справи в прикріпленому конверті зберігаються особисті документи поліцейського (у разі наявності), упаковані в окремий конверт у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту особистого розпорядження без порушення цілісності пакування, оригінал особистого розпорядження (у разі його складання), рапорт та копії документів, за якими встановлювалася особа поліцейського, фотокартки. Унизу обкладинки здійснюється опис зазначених документів.
У разі загибелі (смерті) поліцейського виготовляється копія особистого розпорядження, яка разом із матеріалами, що знаходилися в конверті з упакованим особистим розпорядженням, долучається до четвертої частини (архівні матеріали), а оригінал долучається до документів про призначення і виплату одноразової грошової допомоги в разі загибелі (смерті) чи втрати працездатності поліцейського.
Пункт 3 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 596 від 20.09.2022; в редакції Наказу Міністерства внутрішніх справ № 618 від 10.09.2024
4. Документи, які надалі долучаються до розділів особової справи, нумеруються і заносяться до описів цих розділів із зазначенням їх назв та кількості аркушів.
5. З метою оновлення матеріалів особової справи (анкетних даних) поліцейські у п’ятиденний строк повідомляють безпосереднього начальника та підрозділ кадрового забезпечення про зміни сімейного стану (одруження, розлучення, народження дітей тощо), декларування/реєстрації місця проживання (перебування), отримання освіти тощо з наданням підтвердних документів.
Пункт 5 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019, № 596 від 20.09.2022
6. Інформація про всі заохочення та дисциплінарні стягнення поліцейського вноситься до послужного списку в семиденний строк з дня її надходження до підрозділу кадрового забезпечення органу поліції згідно з цим Порядком.
Розділ III доповнено новим пунктом 6 згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
7. У разі якщо керівник обмежився попередженням поліцейського про необхідність дотримання службової дисципліни або раніше застосованим до поліцейського дисциплінарним стягненням, інформація про це зазначається в пункті 15 послужного списку.
Розділ III доповнено новим пунктом 7 згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
8. Внесення до особових справ змін та доповнень, що не підтверджені відповідними документами, не допускається.
9. Для опрацювання, унесенням змін, підготовки та долучення документів особові справи видаються у короткострокове користування виключно працівникам підрозділів кадрового забезпечення, яким відповідно до їх посадових інструкцій надано право роботи з ними.
Пункт 9 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
10. Особові справи, що видаються працівникам для опрацювання, повертаються за місцем їх зберігання до закінчення робочого дня.
11. У разі видачі особової справи для короткострокового користування у контрольній картці особової справи (далі – контрольна картка) одержувач ставить свій підпис та зазначає прізвище.
12. Вилучення документів із особової справи може здійснюватися відповідно до чинного законодавства.
Замість вилученого документа у відповідну частину особової справи вкладається його копія та акт про його вилучення.
13. Облік особових справ здійснюється в інвентарній книзі обліку особових справ (далі – Інвентарна книга) (додаток 5). Кількість порядкових номерів у ній мають відповідати кількості особових справ, які знаходяться на зберіганні. Номер, за яким особова справа зареєстрована в інвентарній книзі, проставляється на її лицьовому боці та на корінці обкладинки. Особові справи в місцях їх зберігання розташовуються у порядку зростання номерів.
14. У підрозділах, де зберігається більше 500 особових справ, крім інвентарної книги ведеться картотека за алфавітними картками (додаток 6).
15. Особові справи поліцейських, оформлені відповідно до вимог цього Порядку, підлягають реєстрації та передачі на зберігання не пізніше 5 днів після видання наказу про призначення (зарахування на навчання) поліцейських.
16. У разі звільнення або переведення поліцейського до органу поліції, що обслуговується іншим підрозділом кадрового забезпечення, та передачі особової справи до цього органу в інвентарній книзі робиться відповідний запис.
17. Інвентаризація особових справ (звірення наявності особових справ із записами в інвентарній книзі, перевірка наявності трудової книжки) проводиться щороку, а також при їх прийманні-передаванні, про що складається відповідний акт, який затверджується керівником органу поліції.
Пункт 17 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019, № 618 від 10.09.2024
18. З оригіналів особових справ керівників територіальних (у тому числі міжрегіональних) органів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України, виготовляються їх копії.
Оригінали особових справ керівників територіальних (у тому числі міжрегіональних) органів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України, зберігаються в підрозділі кадрового забезпечення центрального органу управління Національної поліції України, а копії - у керівників підрозділів кадрового забезпечення цих органів (закладів, установ) у спеціально виділених металевих шафах.
Пункт 18 розділу III в редакції Наказу Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
19. Право на запит особових справ мають керівник Національної поліції України та його заступники, керівники Департаменту кадрового забезпечення Національної поліції України, територіальних (у тому числі міжрегіональних) органів поліції, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України, та їх заступники, а також керівники підрозділів кадрового забезпечення зазначених органів або особи, що виконують їх обов’язки, та їх заступники.
Пункт 19 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019, № 618 від 10.09.2024
20. Особові справи надсилаються супровідним листом, у якому зазначається кількість частин та аркушів особової справи, наявність матеріалів спеціальної перевірки, архівних матеріалів, трудової книжки (в разі наявності її в особовій справі), конверта, у який упаковано оригінал особистого розпорядження, рапорту та копій документів, за якими встановлювалася особа поліцейського (в разі наявності їх в особовій справі).
Пункт 20 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019; в редакції Наказів Міністерства внутрішніх справ № 596 від 20.09.2022, № 618 від 10.09.2024
21. Дозвіл на видачу (надсилання) особових справ надається керівником органу, в якому особа проходить службу, та його заступниками.
22. Видача (надсилання) особових справ для тимчасового користування за запитом осіб, зазначених у пункті 19 цього Порядку, проводиться з обов’язковою відміткою у контрольній картці особової справи (додаток 7). Відмітка має містити дату, назву органу, куди надіслано особову справу, та вихідний номер, за яким надіслано особову справу.
Пункт 22 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 618 від 10.09.2024
23. Після повернення особової справи до неї додається контрольна картка із зазначенням дати її повернення. Особові справи видаються (надсилаються) для тимчасового користування на строк не більше 30 календарних днів.
Пункт 23 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
24. Строк користування особовою справою може бути продовжений, але не більше 20 календарних днів, про що письмово повідомляється підрозділ кадрового забезпечення відповідного органу поліції.
Пункт 24 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
25. У зв’язку з відрядженням (прикомандируванням) поліцейського до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, інших органів державної влади (закладів, установ) або органів місцевого самоврядування із залишенням на службі в поліції на їх адресу відповідно до запиту можуть бути надіслані завірені в установленому порядку підписом керівника кадрового підрозділу органу поліції фотокартка (розміром 9х12 см, зображення анфас, в однострої, що відповідає наявному спеціальному званню поліції), копії послужного списку, біографічної довідки, тексту Присяги поліцейського, контракту (за наявності), довідка про результати перевірки, передбаченої Законом України «Про очищення влади», та витяг з наказу органу поліції про відрядження (прикомандирування) поліцейського.
Пункт 25 розділу III в редакції Наказу Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
26. Особові справи зберігаються в окремій кімнаті, яка обладнана спеціальними полицями або шафами та відповідає встановленим чинним законодавством вимогам до режимних приміщень.
27. З метою перевірки збереження документів, що знаходяться в особових справах поліцейських, їх своєчасного оновлення (у разі народження дитини, зміни прізвища, місця реєстрації тощо) підрозділом кадрового забезпечення один раз на 3 роки проводиться ревізія особових справ.
28. Відповідальними за облік і зберігання особових справ є працівники підрозділу кадрового забезпечення відповідно до затверджених посадових інструкцій (функціональних обов’язків).
29. Після закінчення робочого дня приміщення з особовими справами здається під охорону та опечатується. Вхід до нього стороннім особам забороняється.
У випадках, коли особа, відповідальна за зберігання особових справ, відсутня протягом тривалого часу (відпустка, лікування), право доступу до цього приміщення має її безпосередній начальник, керівник підрозділу кадрового забезпечення або його заступники.
30. Особові справи звільнених зі служби поліцейських у встановленому порядку здаються до відповідних архівних підрозділів органів поліції.
31. Забороняється розголошення в будь-який спосіб працівниками підрозділів кадрового забезпечення інформації щодо персональних даних поліцейських, яка зберігається в їхніх особових справах, відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», крім випадків, передбачених законом.
Розділ III доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 618 від 10.09.2024
ІV. Порядок зберігання та ведення трудової книжки
1. Громадянин України, який уперше приймається на службу в поліцію, має право подати заяву про оформлення йому трудової книжки, порядок ведення якої здійснюється відповідно до законодавства України.
Трудова книжка зберігається в поліцейського та надається ним до підрозділу кадрового забезпечення для внесення записів, що стосуються проходження ним служби, крім відомостей, які віднесені до державної таємниці або містять службову інформацію.
2. Особам, звільненим зі служби в поліції, у день звільнення видається копія наказу про звільнення.
Відомості про звільнення зі служби в поліції вносяться до трудової книжки шляхом здійснення запису про звільнення зі служби в поліції з посиланням на дату та номер відповідного наказу органу поліції.
Військова або скорочена військова справа (за наявності) надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання (перебування) особи, яку звільнено зі служби в поліції.
3. Записи про прийняття на службу в поліцію, звільнення зі служби в поліції, заохочення та нагороди, унесені до трудової книжки за період служби, засвідчуються керівником підрозділу кадрового забезпечення або його заступниками та скріплюються печаткою.
4. Поліцейським, які були прийняті на службу в поліцію до набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівників в електронній формі» та які звільняються зі служби в поліції до завершення Пенсійним фондом України процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність, видаються належно оформлені трудові книжки в день їх звільнення.
У разі смерті (загибелі) поліцейського трудова книжка (за наявності в особовій справі) видається його близьким родичам або надсилається на їх вимогу поштовим зв’язком.
Розділ IV в редакції Наказу Міністерства внутрішніх справ № 596 від 20.09.2022
Директор
Департаменту формування
політики щодо підконтрольних
Міністрові органів влади
та моніторингу МВС
В.Є. Боднар
Додаток 1
до Порядку формування та ведення
особових справ поліцейських
(пункт 4 розділу І)
ОСОБОВА СПРАВА
Додаток 2
до Порядку формування та ведення
особових справ поліцейських
(підпункт 1 пункту 1 розділу ІІ)
ПОСЛУЖНИЙ СПИСОК
Додаток 2 в редакції Наказу Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
Додаток 3
до Порядку формування та ведення
особових справ поліцейських
(підпункт 3 пункту 1 розділу ІІ)
АВТОБІОГРАФІЯ
Додаток 4
до Порядку формування та ведення
особових справ поліцейських
(підпункт 3 пункту 1 розділу ІІ)
АНКЕТА
Додаток 4 в редакції Наказу Міністерства внутрішніх справ № 215 від 26.03.2019
Додаток 5
до Порядку формування та ведення
особових справ поліцейських
(пункт 11 розділу ІІІ)
ІНВЕНТАРНА КНИГА
обліку особових справ
Додаток 6
до Порядку формування та ведення
особових справ поліцейських
(пункт 12 розділу ІІІ)
АЛФАВІТНА КАРТКА
(Форма № 2)
Додаток 7
до Порядку формування та ведення
особових справ поліцейських
(пункт 20 розділу ІІІ)
КОНТРОЛЬНА КАРТКА
особової справи