Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів
Тип: Наказ Міністерства юстиції України; Положення
Видавник: Міністерство юстиції України
Номер: z0443-09
Прийнято: 2009-05-18
Чинна редакція від: 2025-07-05
Стан: in_force
Rada ID: z0443-09
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
18.05.2009 № 870/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
21 травня 2009 р.
за № 443/16459
Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів
_Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про державний нотаріальний архів, що додається.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 8/5 "Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.02.94 за № 30/239.
3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Ященко Н.В.):
3.1. Забезпечити подання на державну реєстрацію цього наказу відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).
3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
4. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі організувати в установленому порядку вивчення працівниками державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, приватними нотаріусами Положення про державний нотаріальний архів затверджене цим наказом, та забезпечити належне виконання цього наказу.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Л.В.Єфіменка.
6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
Міністр
М. Оніщук
ПОГОДЖЕНО:
Голова Державного комітету архівів України
О.П. Гінзбург
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
18.05.2009 № 870/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
21 травня 2009 р.
за № 443/16459
ПОЛОЖЕННЯ
про державний нотаріальний архів
У тексті Положення слова «управління юстиції» в усіх відмінках і числах замінено словами «територіальний орган Міністерства юстиції» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
1. Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" (далі - Закон) державні нотаріальні архіви (далі - архів) засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тривалого (до 75 років) централізованого зберігання та використання відомостей, що містяться в них, передачі документів до відповідного державного архіву, надання методичної та практичної допомоги державним нотаріальним конторам, приватним нотаріусам, органам місцевого самоврядування, посадові особи яких вчиняють нотаріальні дії та дії, прирівнювані до нотаріально посвідчених (далі - фондоутворювачі), з питань організації роботи з документами.
2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів), а також цим Положенням.
Пункт 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
3. Архів створюється і ліквідується Міністерством юстиції України.
4. Штат архіву затверджується територіальним органом Міністерства юстиції в межах встановленої для архіву штатної чисельності і фонду заробітної плати.
Пункт 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
5. Керівництво архівом, матеріально - технічне, кадрове забезпечення, а також забезпечення архіву необхідним приміщенням, охороною та обладнанням здійснює територіальний орган Міністерства юстиції.
6. Архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.
7. Архів вправі створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву, в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції, який здійснює керівництво таким архівом.
В умовах воєнного стану архів вправі створювати свої філії на території будь-якої області незалежно від поширення на неї компетенції територіального органу Міністерства юстиції, який здійснює керівництво таким архівом. У такому випадку територіальний орган Міністерства юстиції, який здійснює керівництво архівом, яким створено філію, інформує про розташування філії територіальний орган Міністерства юстиції, компетенція якого поширюється на область, на території якої визначене її місцезнаходження.
Філія здійснює всі або частину функцій архіву.
Пункт 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 585/5 від 27.02.2025; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1533/5 від 30.05.2025
8. Філії не є юридичними особами і діють на підставі положення що затверджується територіальним органом Міністерства юстиції за погодженням з архівом.
9. Основними завданнями архіву є:
комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;
забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні;
створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;
здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у фондоутворювачів;
підготовка та своєчасна передача документів, внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ) на зберігання, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами Укрдержархіву.
Абзац шостий пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
10. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:
приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом, Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613 (далі - Правила), крім документів, переданих / переміщених в умовах воєнного стану;
Абзац другий пункту 10 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023, № 585/5 від 27.02.2025
приймає на зберігання заповіти, що надійшли від посадових осіб зазначених у статті 40 Закону;
приймає на зберігання заповіти та довіреності, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати, що надійшли від державної нотаріальної контори / приватного нотаріуса;
Пункт 10 доповнено абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
приймає на зберігання документи нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, переміщені в умовах воєнного стану відповідно до Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 жовтня 2024 року № 2994/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2024 року за № 1574/42919;
Пункт 10 доповнено абзацом п’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 585/5 від 27.02.2025
приймає на зберігання справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру приватного нотаріуса, передані ним відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 11 лютого 2025 року № 356/5 «Деякі питання організації нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства приватних нотаріусів в умовах воєнного стану», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2025 року за № 212/43618;
Пункт 10 доповнено абзацом шостим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 585/5 від 27.02.2025
приймає на тимчасове зберігання документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, переміщені приватним нотаріусом в умовах воєнного стану відповідно до Порядку тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса в умовах воєнного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 лютого 2025 року № 356/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2025 року за № 212/43618;
Пункт 10 доповнено абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 585/5 від 27.02.2025
погоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та розглядає акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які подаються на погодження експертної комісії відповідного територіального органу Міністерства юстиції;
Абзац пункту 10 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
організовує та здійснює зберігання документів, створює систему облікових документів архіву;
перевіряє наявність і стан справ постійного зберігання, що зберігаються в архіві;
проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;
створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, що зберігаються в архіві;
створює та організовує зберігання страхового фонду;
виявляє унікальні документи;
проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертній комісії, створеній при відповідному територіальному органу Міністерства юстиції, фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності документів;
Абзац пункту 10 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
складає списки фондоутворювачів, які передають документи до архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання у фондоутворювачів;
складає графіки приймання від фондоутворювачів документів на зберігання;
інформує територіальний орган Міністерства юстиції про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;
здійснює підготовку документів НАФ та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві, і довідковий апарат до них на постійне зберігання до відповідного архіву з додержанням вимог нормативно-правових актів Укрдержархіву;
Абзац пункту 10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
на договірних засадах здійснює науково-технічне опрацювання документів і справ, надає методичну і практичну допомогу з питань архівної справи та діловодства, надає інформаційні послуги відповідно до переліку та розмірів плати, встановлених Міністерством юстиції;
Абзац пункту 10 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;
веде встановлену статистичну і бухгалтерську звітність;
бере участь у проведенні перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства;
здійснює внесення відомостей до Спадкового реєстру про заповіти, які надійшли на зберігання до архіву, веде алфавітні книги обліку заповітів;
Абзац пункту 10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
видає дублікати документів, що зберігаються в архіві: за письмовою заявою фізичних та юридичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, їх спадкоємців, правонаступників; за письмовою заявою виконавця заповіту; на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу; дублікат іпотечного договору - в тому числі за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором, його спадкоємців, правонаступників;
Абзац пункту 10 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
у випадках, передбачених законодавством, вносить відповідні відомості до Єдиних та Державних реєстрів;
засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з документів, які знаходяться на зберіганні в архіві, проставляє службові відмітки про скасування заповітів, довіреностей, зняття заборон відчуження нерухомого майна, розірвання (припинення дії) договорів довічного утримання, ренти, спадкових та інших договорів тощо;
видає архівні довідки про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів на запити юридичних та фізичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;
видає довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;
видає довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів, що здійснюють оперативно-розшукову діяльність, органів досудового розслідування у зв’язку з кримінальним провадженням, цивільними, господарськими, адміністративними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, державного та приватного виконавців, на письмовий запит Національного агентства з питань запобігання корупції, на обґрунтовану письмову вимогу Антимонопольного комітету України, його територіального відділення з додержанням вимог статей 8, 8-1 Закону.
Абзац пункту 10 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1533/5 від 30.05.2025
11. До складу документів, що передаються на зберігання до архіву державною нотаріальною конторою та приватним нотаріусом, у випадках, передбачених статтями 30, 30-1 Закону, крім випадків, передбачених законодавством, входять:
Абзац перший пункту 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 585/5 від 27.02.2025
а) примірник номенклатури справ;
б) довідковий апарат (описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, номенклатури справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичні довідки до архівних фондів);
в) всі документи, сформовані у справи і закінчені діловодством з дотриманням вимог, установлених Правилами, реєстри, спадкові справи, журнали, книги тощо, ведення яких передбачено номенклатурою справ;
г) примірник акта про вилучення для знищення документів і справ, не внесених до НАФ.
12. Архів приймає на зберігання реєстри для реєстрації нотаріальних дій та сформовані у справи примірники нотаріальних документів і книги обліку від посадових осіб органів місцевого самоврядування після закінчення 10-річного строку їх зберігання у порядку та з дотриманням вимог, встановлених законодавством.
13. Архів приймає на зберігання від державних нотаріальних контор:
документи після закінчення 10-річного строку їх зберігання у державній нотаріальній конторі у порядку та з дотриманням вимог, установлених законодавством;
заповіти, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати, що передані державною нотаріальною конторою протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану;
документи, переміщені в умовах воєнного стану відповідно до Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 жовтня 2024 року № 2994/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2024 року за № 1574/42919.
Пункт 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 585/5 від 27.02.2025
14. Архів приймає на зберігання (тимчасове зберігання) від приватних нотаріусів:
документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у порядку та з дотриманням вимог, установлених Правилами;
заповіти, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати, що передані приватним нотаріусом протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану;
документи, передані в умовах воєнного стану відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 11 лютого 2025 року № 356/5 «Деякі питання організації нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства приватних нотаріусів в умовах воєнного стану», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2025 року за № 212/43618;
документи, переміщені в умовах воєнного стану відповідно до Порядку тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса в умовах воєнного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 лютого 2025 року № 356/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2025 року за № 212/43618.
Пункт 14 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 585/5 від 27.02.2025
15. Архів має право:
а) вимагати від фондоутворювачів передавання на зберігання документів, сформованих відповідно до вимог, установлених Правилами, крім документів, переміщених в умовах воєнного стану;
Підпункт «а» пункту 15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 585/5 від 27.02.2025
б) повертати фондоутворювачам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
в) отримувати від фондоутворювачів відомості, необхідні для роботи з архівними документами, що передані на зберігання;
г) інформувати керівництво відповідного територіального органу Міністерства юстиції про стан архівної справи у фондоутворювачів та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
ґ) брати участь у засіданнях, нарадах, семінарах, які проводяться у відповідному територіальному органу Міністерства юстиції, з питань роботи з архівними документами.
16. Архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї відповідним територіальним органом Міністерства юстиції.
Завідуючим архівом може бути особа, яка має свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю.
На завідуючого архівом поширюються обмеження, встановлені статтею 3 Закону.
Пункт 16 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
17. Завідуючий архівом:
а) організовує діяльність архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань та функцій;
б) представляє архів у всіх установах і організаціях;
в) видає в межах своєї компетенції накази;
г) надає пропозиції до переліку послуг, що надаються архівом на договірних засадах, і подає їх до Міністерства юстиції;
Підпункт «г» пункту 17 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
ґ) розподіляє обов'язки між працівниками архіву та затверджує їх посадові інструкції;
д) забезпечує належні умови для роботи і охорону праці працівників архіву;
е) проводить прийом та розглядає звернення фізичних і юридичних осіб, що належать до компетенції архіву;
є) вчиняє нотаріальні дії, передбачені Законом;
ж) організовує підвищення кваліфікації нотаріусів та інших працівників архіву, а також за дорученням територіального органу Міністерства юстиції бере участь у заходах щодо підвищення кваліфікації інших нотаріусів з питань, які віднесені до компетенції архіву.
18. У разі зміни завідуючого архівом для приймання-передавання документів наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції утворюється комісія у складі не менше трьох осіб.
Комісія перевіряє наявність, облік, стан і умови зберігання документів, що знаходяться в архіві, а також стан приміщення архіву та обладнання, про що складається акт приймання-передавання який підписується членами комісії, завідуючим і особою, яка приймає документи, та затверджується начальником територіального органу Міністерства юстиції.
Абзац другий пункту 18 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
19. На посаду нотаріуса архіву призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом.
Нотаріуси, які працюють в архіві, вчиняють нотаріальні дії, передбачені Законом.
Абзац другий пункту 19 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
Нотаріуси, які працюють в архіві, зобов'язані додержуватись нотаріальної таємниці, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія не вчинялась.
Обов'язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється на працівників архіву, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків чи іншої роботи.
20. За невиконання або неналежне виконання покладених обов'язків, порушення трудової дисципліни працівники архіву несуть відповідальність, передбачену законодавством.
21. Нотаріуси, які працюють в архіві, надають юридичним і фізичним особам додаткові платні послуги правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру в порядку та розмірах, затверджених Міністерством юстиції.
Пункт 21 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2112/5 від 05.06.2023
22. Документи, що передані на зберігання до архіву, не видаються у тимчасове користування нотаріусам, крім випадків, передбачених законодавством.
Архів, у разі необхідності (перевірка виявлених помилок, надання свідчень в суді тощо), на підставі письмової заяви нотаріуса (за винятком нотаріусів, діяльність яких зупинена або припинена) може надати для ознайомлення документи, які були ним передані на зберігання.
23. Вилучення (виїмка) реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та документів, що передані на зберігання до архіву, має здійснюватися лише у випадках та порядку, передбачених законодавством.
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об'єднань
Н.В. Ященко