Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку
Тип: Мінфін України
Видавник: Міністерство фінансів України
Номер: z0168-95
Прийнято: 1995-05-24
Чинна редакція від: 2023-03-09
Стан: unknown
Rada ID: z0168-95
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
24.05.1995 № 88
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
05 червня 1995 р.
за № 168/704
Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку
_Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів
Відповідно до Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 лютого 1993 року № 147, НАКАЗУЮ:
Затвердити та надіслати для застосування Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, додається.
Заступник Міністра
С.А. Буковинський
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом Міністерства
фінансів України
24.05.1995 № 88
ПОЛОЖЕННЯ
про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку
У тексті Положення слова "бухгалтерська звітність", "бухгалтерські звіти і баланси" у всіх відмінках замінено словами "бухгалтерська та інша звітність" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
У тексті Положення слова «облікові регістри» в усіх відмінках та числах замінено словами «регістри бухгалтерського обліку» у відповідних відмінках та числах згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
1. Загальні положення
1.1. Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності (надалі - підприємства), установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету (надалі - установи).
Пункт 1.1 глави 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
1.2. У цьому Положенні терміни вживаються в таких значеннях:
первинні документи - це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції;
регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) - це носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.
Інші терміни у цьому Положенні використовуються у значеннях, визначених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку в державному секторі та міжнародними стандартами фінансової звітності.
Главу 1 доповнено пунктом 1.2 згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
1.3. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в регістрах бухгалтерського обліку провадяться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог цього Положення.
1.4. Усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою.
Абзац перший пункту 1.4 глави 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на українську мову.
Абзац другий пункту 1.4 глави 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
Пункт глави 1 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 574 від 03.06.2013, № 427 від 11.04.2017
2. Первинні документи
Пункт 2.1 глави 2 виключено на підставі Наказу Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
2.1. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Для контролю та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи (далі первинні документи).
Пункт глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
2.2. Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Абзац перший пункту глави 2 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010
Абзац другий пункту 2.3 глави 2 виключено на підставі Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010
Абзац другий пункту 2.2 глави 2 виключено на підставі Наказу Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Пункт 2.2 глави 2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Пункт 2.2 глави 2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
Копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.
Пункт 2.2 глави 2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
Вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.
Пункт 2.2 глави 2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
2.3. Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках), посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Абзац перший пункту глави 2 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017, № 385 від 09.07.2021, № 467 від 28.12.2022
Абзац другий пункту 2.4 глави 2 виключено на підставі Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: печатка, ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.
Абзац другий пункту 2.3 глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Пункт глави 2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 565 від 20.06.2018
2.4. Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи - підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.
Пункт глави 2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 987 від 30.09.2014
Пункт глави 2 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010
2.5. Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.
Якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.
Пункт глави 2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
Господарські операції, наведені у внутрішньому первинному документі (акті), оцінюються в порядку, визначеному національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку або міжнародними стандартами фінансової звітності.
Пункт глави 2 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
2.6. Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Пункт глави 2 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010
2.7. Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна можуть передбачатися іншими нормативно-правовими актами.
Пункт глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 1327 від 08.11.2010, № 467 від 28.12.2022
2.8. У випадках, установлених законодавством, а також відповідними органами державної влади України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері організації та контролю за виготовленням документів суворої звітності, із обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, спосіб нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють відповідні органи державної влади.
Абзац перший пункту глави 2 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими нормативно-правовими актами.
Абзац другий пункту глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 1327 від 08.11.2010
Пункт 2.8 глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
2.9. Записи у первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, створених в паперовій формі, повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок.
Записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Пункт глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010, № 427 від 11.04.2017; в редакції Наказу Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
2.10. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.
2.11. Електронний документ створюється з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Пункт глави 2 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010
2.12. Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства, щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.
Абзац перший пункту глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017, № 565 від 20.06.2018
Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.
2.13. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи.
Пункт глави 2 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 1327 від 08.11.2010
2.14. Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув'язка окремих показників.
Пункт глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 1327 від 08.11.2010; в редакції Наказу Міністерства фінансів № 574 від 03.06.2013
2.15. У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівнику підприємства, установи. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання.
Пункт глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010, № 1327 від 08.11.2010; в редакції Наказу Міністерства фінансів № 574 від 03.06.2013
2.16. Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в регістр бухгалтерського обліку, а при обробці електронними та іншими засобами - відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку, або відмітку, придатну для її оброблення електронними засобами.
Пункт глави 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010, № 427 від 11.04.2017
2.17. Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).
3. Регістри бухгалтерського обліку
Пункт 3.1 глави 3 виключено на підставі Наказу Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
3.1. Інформація до регістрів бухгалтерського обліку переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.
3.2. Підприємства й установи, що складають регістри бухгалтерського обліку на електронних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді.
Пункт глави 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010
3.3. Відповідальність за несвоєчасне складання регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці регістри бухгалтерського обліку.
Пункт глави 3 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 1327 від 08.11.2010
3.4. Перенесення інформації з первинних документів до регістрів бухгалтерського обліку повинно здійснюватися в міру її надходження до місця обробки, проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської та іншої звітності і розрахунків.
У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.
Пункт глави 3 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
Пункт глави 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
3.5. Форми регістрів бухгалтерського обліку, порядок записів у них, обробки та використання необхідної інформації визначаються відповідними нормативними документами про порядок їх застосування.
3.6. Інформація про господарські операції підприємства, установи за звітний період (місяць, квартал, рік) з регістрів бухгалтерського обліку переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності, порядок складання якої встановлюється відповідними нормативно-правовими актами.
Пункт глави 3 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010, № 427 від 11.04.2017
4. Виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку
4.1. У тексті та цифрових даних первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
4.2. Помилки в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, виправляються способом «червоного сторно» або додаткових бухгалтерських проведень, або коректурним способом.
4.3. Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, з використанням способу «червоного сторно» здійснюється шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховуються. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
4.4. Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, з використанням коректурного способу здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
4.5. Виправлення помилок у регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, з використанням способу додаткових бухгалтерських проведень здійснюється шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.
4.6. Помилки в регістрах бухгалтерського обліку за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки - головним бухгалтером.
4.7. Виправлення помилки у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
4.8. У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
4.9. Помилки в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, способом сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми.
4.10. У первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
4.11. Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлені помилки.
Глава 4 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 467 від 28.12.2022
5. Організація документообороту
5.1. З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.
5.2. Графік документообороту на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його автоматизації.
Пункт 5.2 глави 5 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010, № 427 від 11.04.2017
5.3. Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
5.4. Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.
5.5. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства, вимоги яких щодо порядку подання до місця обробки необхідних документів та відомостей є обов’язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.
Пункт 5.5 глави 5 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 565 від 20.06.2018
6. Зберігання документів
6.1. Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність підлягають обов'язковій передачі до архіву.
6.2. Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Пункт 6.2 глави 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
6.3. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.
6.4. Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська та інша звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.
Пункт 6.4 глави 6 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010
6.5. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного регістру бухгалтерського обліку, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.
6.6. Строк зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.
Пункт 6.6 глави 6 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
6.7. Зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Пункт 6.7 глави 6 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017, № 565 від 20.06.2018
6.8. Видача первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності з бухгалтерської служби і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Пункт 6.8 глави 6 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017, № 565 від 20.06.2018
6.9. Вилучення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності у підприємств, установ здійснюється відповідно до законодавства.
Пункт 6.9 глави 6 в редакції Наказу Міністерства фінансів № 1327 від 08.11.2010; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
6.10. У разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Абзац перший пункту 6.10 глави 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів № 427 від 11.04.2017
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальним органам центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, та центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну митну політику, державну політику у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування законодавства з питань митної справи, - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний строк.
Абзац третій пункту 6.10 глави 6 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 372 від 07.06.2010, № 427 від 11.04.2017, № 467 від 28.12.2022