Про затвердження Порядку проведення звірки, верифікації, співставлення реєстрових даних

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

від 11 червня 2025 р. № 687

Київ

Про затвердження Порядку проведення звірки, верифікації, співставлення реєстрових даних

Відповідно до частини сьомої статті 34 Закону України “Про публічні електронні реєстри” Кабінет Міністрів України постановляє:

Затвердити Порядок проведення звірки, верифікації, співставлення реєстрових даних, що додається.

Прем'єр-міністр України

Д. ШМИГАЛЬ

Інд. 49

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою Кабінету Міністрів України

від 11 червня 2025 р. № 687

ПОРЯДОК

проведення звірки, верифікації, співставлення реєстрових даних

1. Цей Порядок визначає механізм звірки, верифікації, співставлення реєстрових даних для забезпечення цілісності, повноти та достовірності реєстрових даних у публічних електронних реєстрах (далі - реєстри).

2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

атрибут запису - окремий елемент даних у структурі запису, що містить значення (зміст) такого елемента та його назву;

веб-сервіс - організована сукупність програмних засобів, що забезпечують обмін запитами та відповідями з іншими веб-сервісами;

верифікація реєстрових даних (далі - верифікація) - автоматизований процес підтвердження відсутності розбіжностей у записі шляхом порівняння з першоджерелом;

верифікований запис - запис, у якому за результатами верифікації відсутні розбіжності в атрибутах запису порівняно з першоджерелом реєстрових даних;

відповідники запису (далі - відповідники) - записи, які містяться в реєстрах, про один і той же об’єкт реєстру, але мають розбіжності;

запис - сукупність даних про один об’єкт реєстру;

звірка реєстрових даних (далі - звірка) - процес аналізу розбіжностей порівняно з першоджерелом у співставлених записах;

ідентифікаційні дані фізичної особи - прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), дата народження, номер та серія (за наявності) паспорта громадянина України або іншого документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, дата видачі та орган, що його видав, відомості про місце проживання або місце перебування, реєстраційний номер облікової картки платника податків, номер та серія (за наявності) паспорта громадянина України (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу та мають відмітку в паспорті), унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

набір реєстрових даних - сукупність записів про об’єкт реєстру одного виду;

об’єкт верифікації - набір реєстрових даних, який підлягає верифікації для підтвердження або забезпечення цілісності, повноти та достовірності таких даних;

першоджерело реєстрових даних (далі - першоджерело) - набір реєстрових даних реєстру, у якому здійснюється реєстрація об’єктів реєстру цього виду;

розбіжність - різні значення одного і того ж атрибута запису про один і той же об’єкт реєстру в різних наборах реєстрових даних;

співставлення реєстрових даних (далі - співставлення) - автоматизований процес пошуку відповідників в першоджерелі;

унікальний ідентифікатор - ідентифікатор або реєстровий номер, або номер документа, що створюється під час внесення інформації до реєстру;

усунення розбіжностей - процес внесення змін до даних на підставі результатів звірки.

Терміни “держатель реєстру”, “ідентифікатор”, “реєстровий номер”, “реєстрові дані”, “хеш-структура” вживаються у значенні, наведеному в Законі України “Про публічні електронні реєстри”.

3. Цілісність, повнота та достовірність реєстрових даних забезпечується шляхом верифікації, співставлення, звірки та усунення розбіжностей.

4. Верифікація, співставлення, звірка та усунення розбіжностей здійснюються в такому порядку:

• 1) ініціація верифікації;

• 2) верифікація;

• 3) співставлення;

• 4) звірка;

• 5) завершення звірки;

• 6) усунення розбіжностей.

5. Для забезпечення верифікації, співставлення та усунення розбіжностей власники першоджерел створюють в інформаційно-комунікаційних системах, що забезпечують ведення цих першоджерел, веб-сервіси верифікації та виявлення змін.

6. Першоджерела містять найбільш цілісні, повні та достовірні дані про об’єкти реєстрів.

7. Власники першоджерел для верифікації затверджують рекомендації щодо аналізу розбіжностей та вибору відповідників під час звірки.

8. Для цілей проведення звірки, верифікації, співставлення реєстрових даних першоджерелом ідентифікаційних даних фізичної особи є Єдиний державний демографічний реєстр.

За відсутності інформації про фізичну особу в Єдиному державному демографічному реєстрі першоджерелом щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії (за наявності) та номера паспорта громадянина України (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті) є Державний реєстр фізичних осіб - платників податків.

9. Ініціація верифікації здійснюється згідно з актом про ініціацію верифікації, який може бути актом Кабінету Міністрів України або спільним рішенням суб’єктів верифікації.

10. В акті про ініціацію верифікації, зокрема, визначаються:

• 1) об’єкт верифікації;

• 2) першоджерело;

• 3) строк або періодичність проведення верифікації;

• 4) суб’єкти верифікації;

• 5) спосіб визначення механізму взаємодії між собою суб’єктів верифікації під час верифікації.

11. Суб’єктами верифікації є:

• 1) власник об’єкта верифікації як держатель реєстру, цілісність, повноту та достовірність даних якого планується верифікувати;

• 2) власник першоджерела як держатель реєстру, дані якого є першоджерелом для даних, які планується верифікувати.

12. Під час підготовки до верифікації суб’єкти верифікації:

• 1) визначають механізм взаємодії між собою під час верифікації у спосіб, визначений актом про ініціацію верифікації;

• 2) забезпечують залучення фінансових, матеріально-технічних, людських та інших ресурсів, необхідних для проведення верифікації.

13. Під час верифікації набору реєстрових даних здійснюється верифікація кожного запису в наборі реєстрових даних.

14. Верифікація запису здійснюється шляхом обробки такого запису веб-сервісом верифікації першоджерела.

15. Верифікація здійснюється щодо записів, які містять унікальні ідентифікатори, наявність яких передбачена у першоджерелі.

16. За результатами верифікації записи можуть бути верифікованими або неверифікованими.

17. Неверифіковані записи, а також записи, які не містять унікального ідентифікатора, наявність якого передбачена у першоджерелі, підлягають співставленню.

18. Обмін даними для верифікації здійснюється відповідно до положень акта про ініціацію верифікації та визначених суб’єктами верифікації механізму взаємодії між собою під час верифікації.

19. За наявності технічної можливості веб-сервіс верифікації першоджерела виконує співставлення.

20. Пошук відповідників під час співставлення може здійснюватися:

• 1) з використанням методу “очищення” даних, який може включати, зокрема:

приведення даних до єдиного формату;

усунення технічних помилок (помилок, що виникли внаслідок некоректного введення, передачі, копіювання, збереження або обробки інформації та не змінюють суті самих даних, але ускладнюють їх автоматизоване співставлення);

усунення логічних помилок (помилок, які полягають у внесенні до реєстру відомостей, що суперечать встановленим правилам внесення даних до реєстру, взаємозв’язкам між даними);

усунення синтаксичних помилок (помилок в даних, що полягають у порушенні встановленої структури, формату або граматики представлення даних, визначених для конкретного атрибута чи набору даних);

• 2) з використанням історичних даних (даних про об’єкт реєстру, які були актуальними на певний момент часу в минулому);

• 3) з використанням синонімічних даних (різних варіантів представлення одного і того ж самого значення атрибута запису);

• 4) за комбінацією значень атрибутів запису, яка однозначно ідентифікує об’єкт реєстру;

• 5) за хеш-структурами запису;

• 6) з допуском можливих неточностей в атрибутах;

• 7) з використанням технологій нейронних мереж або штучного інтелекту.

21. Позитивними результатами співставлення є:

• 1) відповідники, знайдені для неверифікованих записів та записів, які не містили унікальних ідентифікаторів;

• 2) виявлені під час верифікації розбіжності між записом у першоджерелі та записом, щодо якого здійснювалася верифікація.

22. Негативним результатом співставлення є інформація про неможливість співставити отриманий на верифікацію запис ні за унікальним ідентифікатором, ні за результатами співставлення.

23. Власник об’єкта верифікації використовує результати співставлення для проведення звірки.

24. Звірка може забезпечуватися автоматизованим способом або ручним та іншими неавтоматизованими способами або їх комбінаціями.

25. Під час роботи з позитивними результатами співставлення проводиться аналіз виявлених під час верифікації розбіжностей або вибір альтернатив серед знайдених відповідників.

26. Звірка проводиться з урахуванням рекомендацій власника першоджерела для верифікації та особливостей процесів, у яких використовуються результати звірки.

27. Позитивним результатом звірки можуть бути пропозиції щодо:

• 1) додавання унікальних ідентифікаторів до записів;

• 2) усунення розбіжностей у значеннях атрибутів записів.

28. Позитивні результати звірки використовуються для усунення розбіжностей.

29. Негативним результатом звірки може бути констатація неможливості співставити записи з першоджерелом.

30. Неможливість співставити записи з першоджерелом є підставою вжиття власником об’єкта верифікації необхідних заходів щодо таких записів згідно з порядком ведення реєстру, щодо записів якого проводилася звірка.

31. За результатами звірки можуть бути також сформовані пропозиції щодо необхідності модернізації програмних та/або технічних засобів створення записів у цілях подальшого уникнення чи автоматизованого усунення розбіжностей, зокрема шляхом автоматичної синхронізації даних.

32. Під час завершення звірки власник об’єкта верифікації фіксує результати звірки в протоколі звірки реєстрових даних та готує звіт про звірку реєстрових даних.

33. Звіт про звірку реєстрових даних містить:

• 1) кількісні показники результатів верифікації;

• 2) кількісні показники результатів співставлення;

• 3) кількісні показники результатів звірки;

• 4) методологію формування пропозицій за результатами звірки;

• 5) пропозиції щодо удосконалення веб-сервісів верифікації та виявлення змін власником першоджерела;

• 6) інформацію про можливість повторного використання автоматизованих засобів звірки, використаних власником об’єкта верифікації.

34. Звіт про звірку реєстрових даних подається власнику першоджерела, органу, який прийняв рішення про ініціацію верифікації, та Мінцифри.

35. Усунення розбіжностей здійснюється на підставі протоколу звірки реєстрових даних.

36. Усунення розбіжностей здійснюється відповідно до умов виправлення помилок у реєстрових даних, визначених у порядку ведення реєстру, щодо записів якого проводилася звірка.

37. Підставою для усунення розбіжностей є рішення власника об’єкта верифікації за результатами звірки.

38. Під час усунення розбіжностей помилкові реєстрові дані не знищуються, а зберігаються як архівні разом із реквізитами рішення власника об’єкта верифікації за результатами звірки.

39. Усунення розбіжностей шляхом автоматичної синхронізації даних є автоматизованим комплексом регулярних процесів звірки та усунення розбіжностей, який передбачає, що пропозиції щодо усунення розбіжностей у значеннях атрибутів записів формує першоджерело, що є підставою для автоматизованого усунення розбіжностей власником об’єкта верифікації.

40. Усунення розбіжностей за шляхом автоматичної синхронізації даних проводиться тільки для верифікованих записів.

41. Для забезпечення усунення розбіжностей власник об’єкта верифікації створює веб-сервіс усунення розбіжностей та звертається із запитом до власника першоджерела.

42. Усунення розбіжностей шляхом автоматичної синхронізації даних здійснюється в такому порядку:

• 1) веб-сервіс власника об’єкта верифікації ініціює автоматичне отримання ним змін даних про об’єкт реєстру;

• 2) веб-сервіс виявлення змін першоджерела фіксує розбіжності внаслідок зміни записів у першоджерелі;

• 3) веб-сервіс виявлення змін першоджерела передає виявлені зміни веб-сервісу усунення розбіжностей власника об’єкта верифікації;

• 4) веб-сервіс усунення розбіжностей власника об’єкта верифікації усуває розбіжності на підставі інформації, отриманої від веб-сервісу виявлення змін першоджерела.

43. Електронна інформаційна взаємодія веб-сервісів здійснюється засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів “Трембіта” відповідно до Порядку електронної (технічної та інформаційної) взаємодії, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2016 р. № 606 “Деякі питання електронної взаємодіїї електронних інформаційних ресурсів” (Офіційний вісник України, 2016 р., № 73, ст. 2455).